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“这太麻烦了。”

“我不想事无巨细地管理团队。”

“它让我们慢下来。”

“这不是我们这里做事的方式。”

这些只是服务企业选择不跟踪时间的部分原因。它可以被看作是一种额外的管理上的头痛,也是一种扼杀团队创造力和专注力的方式。

但事实是,时间跟踪为您的业务提供了无数的好处。如果处理得当,它不会导致微观管理或扼杀创造性思维。

事实上,时间跟踪为您的业务提供了无数的好处。

有时间跟踪总比没有好,但你选择的时间跟踪系统很重要,因为一个笨重的系统会导致员工忽视使用它——这和没有系统一样值得。

基于云的时间跟踪系统使您的团队能够在任何设备上快速输入时间。

我们推荐一个基于云计算的时间跟踪系统,例如WorkflowMax的一部分,因为它使您的团队能够快速输入时间,无论他们在哪里,在任何设备上。然后,您可以使用时间表条目来计算报价、运行报告和创建发票,而不需要任何复式条目。

但是你为什么要记录时间呢?我们可以给你25个理由:

1.让员工按部就班

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你是否发现你的团队经常不确定他们下一步该做什么?或者当有紧迫的最后期限时,你会随随便便地做事情吗?

这可能不是你的员工在偷懒。他们可能只是对截止日期缺乏紧迫感。或者,在某个特定时刻,他们看不到桌上的其他工作。

让您的团队通过时间跟踪来承担他们的工作量。员工可以输入每项任务所花的时间,自己看看表现如何。他们可以把追踪时间变成一项个人挑战——看看自己能否打破之前的记录。让你的团队利用他们自己的生产力,可以帮助他们对自己的工作和日程安排拥有自主权。

如果他们使用时间跟踪软件,他们也可以看到队列中的所有工作,所以他们总是有事情要做。

2.改进你的报价和估计

制作准确的报价能让你在客户面前取得良好的开局。通过准确地记录每种工作所需的时间,你就能够调整和改进你的报价。

如果您使用时间跟踪软件,您可以在瞬间对不同类型的任务和完成它们所需的时间运行报告。改进您的报价可以立即执行。

3.账单客户到底做了什么工作

如果被问到这个问题,我敢打赌你的每个团队成员都能大致估算出他们完成某些任务所需的时间。但是一个粗略的估计和一个准确的日志是不一样的——如果你不记录你实际花在工作上的时间,你就不能让客户为此买单。

如果每份工作只比预计多花20分钟,而你平均每周完成10份工作,那么你每年将失去170多个计费小时。通过准确跟踪每个员工的时间,你将能够为你付出的时间挣到你应得的。

4.跟踪承包商

当你雇佣自由职业者或其他承包商时,你需要密切关注他们的工作量和工作时间,以确保你不会浪费预算。

让你的承包商和你的员工填写同样的时间表。保持工作时间的准确记录,确保您只支付实际完成的工作,并使您能够跟踪不同承包商的表现,以便您可以将工作分配给正确的人。

5.优先考虑的项目

与一个时间跟踪系统,如WorkflowMax,您可以使用日历、里程碑和人员分配特性来调整日程安排。这使您能够轻松地重新分配时间,并为高优先级项目转移截止日期。

您的团队可以很容易地看到项目每个阶段的估计小时数,以及该项目在管道中的确切位置。可见性和可靠性在一个整洁的系统。

6.一眼就能看出一项工作的状态

一份工作一离开你的办公桌,它就好像消失在一个黑洞里。有这么多不同的人在一个项目的不同部分工作(同时有几个项目在进行),很难知道每个任务的状态,因为你需要它。

如果你使用时间跟踪软件,就不是这样了!只需登录,一眼就能看到每个作业的状态。你可以将视野缩小到特定的部门或工作类型,如果你的软件在云端,你甚至可以从世界上任何地方访问这些数据。

7.提高项目的时间表

你是否发现项目和里程碑定期超时?这是一个大问题,因为它会影响客户关系。

在你要求你的团队更快地工作之前,也许是时候看看你的项目时间框架和时间表了。你是否对自己的日程安排过于雄心勃勃?

你的时间跟踪软件会告诉你每项工作需要多少小时。如果你在某些项目类型/阶段看到了一致的模式,也许你需要调整你的时间表以适应更现实的时间框架。

8.跟踪不同设备的时间

如果您有远程工作人员、团队成员或工作人员在世界各地工作,该怎么办?你还能保持一致的时间跟踪解决方案吗?

有了基于云的时间跟踪系统,你的整个团队都能够快速准确地输入时间,无论他们在哪里或他们正在做什么。每个人都可以从他们选择的设备访问一个即时更新的云系统。

9.专注于战略项目

在整个公司范围内跟踪时间的最大好处之一是你可以报告这些数据。你可以访问关于你的员工,工作,供应商和利润的巨大数据资源,你可以使用这些数据来聚焦你的战略方向和衡量你的目标的进展。

10.对项目进行时间比较

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想比较过去和现在不同项目的特点吗?想知道你是否提高了某项任务的速度?想知道不同项目类型的比率如何随时间变化吗?

如果你在记录数据,你就能找到答案。

11.把价格提高

你怎么知道什么时候该提高税率?你可能会想看看塔罗牌,或者也许你会通过阅读你的茶叶找到答案,或者,你可以使用你从时间追踪中收集的数据。

这是正确的。看看你在每项任务上花费的时间,以及员工的收费率,以及工作的总体利润,应该很快就能让你知道你的定价是否准确。如果没有,是时候处理数据并做出一些改变了!

12.销售时提供额外价值

如果你曾经想要出售你的企业,能够向潜在的买家提供你的时间表记录可能是非常有价值的-对他们,对你。这表明您的操作是专业的,以准确著称,他们可以一眼看出他们希望从团队中获得什么样的输出。

13.审查团队绩效

当你要进行年度绩效评估时,最好不要讨论特定的数据。你可以对每个员工进行统计,以及他们如何与团队其他成员进行比较,并在评估期间进行讨论。

这也很有用,可以让你的团队成员了解他们的表现,并帮助你确定需要强调的优点和需要改进的缺点。

只是不要陷入依赖时间作为判断表现的唯一因素的陷阱。这是众多因素中的一个——工作质量和为客户提供价值也是至关重要的。

14.处理可怕的范围蔓延

范围蔓延以一种或另一种形式影响所有服务业务。客户认为他们想要一件东西,结果却给工作添加了一大堆不同的任务。在你意识到这一点之前,你正在处理一个与最初商定的项目完全不同的项目,时间和时间都很紧张。

当通过时间跟踪系统监控时间和预算时,您将能够在范围蔓延发生之前识别和管理它。

15.找出需要改进的地方

当执行生产力审计作为持续改进策略的一部分时,您可以查找相对于每个项目似乎需要较长时间的领域和任务。如果你的团队中的每个成员都在为某些任务的时间框架而挣扎,这可能意味着一个需要调整的过程。

16.它呈现出一种专业的面貌

客户喜欢问问题。我的工作进展如何?谁在这个舞台上工作?我们在这个过程中处于什么位置?生命的意义是什么?你能给我一个花生糖的食谱吗?

虽然您可能无法回答最后两个问题,但您的时间跟踪软件可以让您回答甚至是最晦涩的客户端查询。

17.你在赚钱吗?

the-marketoonist-profitability.jpg图片来自The Marketoonist

通过了解不同类型工作的具体工作时间,你就能知道你是否真的在盈利。你需要调整你的价格吗?你是否在没有回报的工作上付出了太多的努力?获得这些见解的唯一方法是跟踪在这些工作上花费的时间,并使用时间跟踪和报告软件进行分析。

18.找出团队成员是否过度扩张

有时,人们会举起手来承担各种各样的项目,但当这些任务排好队后,他们会惊恐地意识到自己承担的任务太多了。对于一些人来说,这是一个习惯性的问题,因为他们喜欢帮助别人或者依靠他们的特殊技能,而对于其他人来说,如果在项目增加的繁忙时期偶尔会发生的话。

通过在时间跟踪软件中关注分配的工作,您可以很容易地看到谁被分配了什么,以及每个团队成员在做多少任务。因此,您应该能够在超载问题成为严重负担之前阻止它们。

19.准确报告工时

在一些行业,您的团队的工作时间是需要报告和合规原因。在每个月或季度结束时,这可能是一项艰巨的任务。

但是,如果你的团队准确地跟踪了你的时间,那就不一样了。如果您使用基于云的时间跟踪软件,如WorkflowMax,您将能够快速运行一个报告,以提取您需要的信息。合规可以在几分钟内完成。

20.奖励卓越

许多员工——尤其是那些不习惯计时的员工——担心计时会让他们看起来像是在偷懒。事实上,相反的情况通常是正确的——作为企业所有者,准确的工作时间记录可以让你一眼看到什么时候有好的工作在做,并相应地给予奖励。

如果一个人的工作表现一直高于目标,可能是时候考虑升职了。同样,你可以鼓励员工通过友好的基于时间的比赛或挑战来挑战自己。

成功的时间跟踪是关于记录业务中的数据。你如何处理这些数据取决于你自己,但我们希望我们已经给了你一些想法去思考。你怎么能争取到时间呢?

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Steff绿色
Steff Green是WorkflowMax的常驻文字大师之一,从网站页面到博客帖子,从电子书到电子邮件,应有尽有。斯特夫也是一位获奖作家,在亚马逊上有几本奇幻小说。当她不写一场风暴的时候,她和她的音乐家丈夫,两只脾气暴躁的猫,几只羊和几只鸡,还有她收藏的中世纪剑,生活在一个生活街区。

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