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范围蠕变…这两个字会让你脊背发冷吗?我保证你不是一个人。任何在机构工作过的人都知道范围蔓延是噩梦的组成部分。

范围蔓延(也称为项目蔓延、功能蔓延和厨房水槽综合症)是指项目的规模远远超出预期。我见过它将项目经理和创意人员推向疯狂的边缘。

故事通常是这样的:

  1. 你会见了一位新客户,并就一个项目和价格达成了一致。一切似乎都很美好。
  2. 项目的规模逐渐增大。你会遇到意想不到的困难,警钟正在敲响。但你想要取悦客户,因为这意味着更多的工作,所以你还是继续努力。
  3. 你终于完成了,但客户不喜欢这个结果。他们想要无休止的修改,不断改变他们对设计或复制的想法。
  4. 当项目终于完成后,您会意识到它拍摄了两倍于您最初预算的时间和资源。但它在合同中是一个固定的价格,所以可以做些什么?
  5. 你交出勉强的工作,把自己倒在一起威士忌,为整个噩梦做好准备很快重复 - 这是代理生活,对吧?

与此同时,您的“良好的客户”(未解除的客户)最终会接受不合格的工作,因为您的时间已经被吸引。听起来有点熟?

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相信我,它不一定是这样。

为什么范围蔓延会发生?

严重的范围蠕变可能导致压力,疲劳和狂野的情绪。你可能会诱惑或妖魔化您的客户。他们不知道他们在最后一刻修订时要求不可能吗?他们为什么要努力让我的生活呢?

但这些负面看法通常是误导的。您的客户不是邪恶的,不熟练的混蛋 - 至少大部分时间。他们只是对他们的业务充满热情的人,并且想知道他们做出了正确的投资。

那么为什么范围蠕变发生?您的客户可能无法帮助这种情况,但它通常可以追溯到原子能机构的原因:

  • 误解了客户的业务目标
  • 关于项目范围的沟通错误
  • 没有建立反馈过程
  • 在合同中省略关键细节
  • 没有制定修订规则
  • 团队成员的镀金

像任何疾病一样,预防是治疗范围蔓延的最好方法!实践这6个项目管理步骤,准备好用你的专业精神让客户惊叹。

步骤1 -建立一个共享的业务愿景

关键的第一步是理解客户的业务目标。他们想从这个项目中获得什么?如果你给他们建一个网站,他们对投资回报率的期望是什么?他们想要在线销售增长20%吗?没有这些目标,双方都没有方向(你的客户很可能对任何结果都不满意)。

一旦他们的业务目标非常明确,讨论如何实现它们。你的客户可能对你的公司应该创造什么有一个坚定而具体的想法——这个想法可能很糟糕。或者他们有一堆相互冲突的愿景,他们想把它们都整合起来。在这个阶段,诚实并给予建设性的批评是很重要的。

我知道批评客户的想法是艰难的,但请记住你是专家(他们可能需要温和的提醒)。您的客户不会质疑医生的诊断,或者告诉电工如何修复电路。如果他们的想法不起作用,请务必解释原因,为什么他们真正了解。然后提供辉煌的创意替代品。

最终,您需要与您的客户建立一个共享的愿景,在这个愿景中,您需要对方法和结果达成完全一致。做一个“唯唯诺诺的人”,简单地同意他们的条件是灾难的处方。如果你的愿景不能协调一致,在接受这个项目之前要三思。

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步骤2 -定义项目范围

繁荣!您已经与客户合作,形成了共享的创造性愿景,以及可实现的业务目标。每个人都很兴奋。现在是时候来看看细节了。

您需要为您的客户生成一个范围计划 - 该计划识别项目福利,目标,可交付成果,主要里程碑和允许的修订人员。一种甘特图或者视觉时间线可能会有帮助,这样他们就知道会发生什么。一个详细的计划将会成为你防范范围蔓延的保险的一部分。

你还需要为所有可能的风险做好准备。在每个阶段或组件中可能出现什么问题?确定这些风险发生的概率,以及每个风险对可交付成果和时间线的影响。有些人认为将这些风险分为低级、中级和高级三类很有帮助。一旦你系统地对项目风险进行分类,您将希望分配潜在的动作和资源。

最后,定义您的沟通计划。客户预计会有多少次报告?您需要从客户端输入哪些阶段?谁将是他们的关键接触点?

第三步:正确定价

钱。这就是窥镜讨厌的原因。你需要确保你所投入的时间和资源能够得到补偿,并在此基础上锁定可观的利润。

这里玩有几个因素。您的定价计划将部分取决于您所在机构的性质,它的规模,声誉和以前的工作。它也可以根据客户的预算和期望来调整。但是,定价的真实诀窍是将您的项目突破到最小可能的组成部分 - 以及所有这些的组成部分。

在每个可交付中实现特定任务需要多长时间?哪个团队成员负责每一个?需要什么样的资源?您的定价不仅应及时的因素,还要涉及工作人员的价值。

例如,如果一个网站需要你的高级设计师工作10小时,你可能需要为他们的组件指定一个独特的小时费率。beplay体育在线下载项目管理软件,如WorkflowMax可以大大简化这个过程,允许您输入单个团队成员的费率,并相应地计算项目报价。您还可以创建报价模板,所以如果你以前做过类似的工作,你可以节省自己的时间和精力。

第4步 - 签署虚线

你定义了一个全面的项目范围,并合理定价。现在您需要创建所有必要的文档。把所有东西都写下来是很重要的。永远不要依赖口头合同,不管你的客户有多厉害。

根据项目的规模,你可能会在起草任何协议之前寻求法律咨询。但一般来说,你的合同应该包括以下几点:

  • 项目日期和持续时间
  • 全部工作范围
  • 价格和付款条件
  • 反馈和修改规则
  • 额外工作的定价(例如最后一分钟的更改)
  • 一个派对想要的终止条款
  • 版权信息(如果相关)

我建议你亲自和你的客户通读合同,强调最重要的地方。双方应保留一份完整的合同副本。如果有任何争议,你需要查阅一下。

步骤5 -使用项目管理工具

一切都被签名 - 现在是时候开始你的项目了!beplay唯一官网但即使是最好的计划也可以争吵。如何确保所有任务在预定的时间表内完成?

很多创意人员都是完美主义者,这是可以理解的。我们都想创造出很棒的作品,尤其是当我们在创建自己的专业作品集时。但是需要有一个限度——尊重时间和客户的实际要求。这就是为什么项目管理的关键部分是确保没有人成为恐惧的牺牲品。”镀金的倾向,不断完善,直到超出客户的要求(或支付的费用)。

one_year_project_management.jpg.jpg.通过实现beplay体育在线下载与您的代理商的WorkflowMax一样,您可以自动跟踪员工在每项任务上的时间。WorkflowMax可以计算根据分配的每小时费率花费多少钱。这些工具对于监控进度非常宝贵。

项目经理-你仍然需要时刻保持警惕,如果出现延迟或问题,请回顾你的风险管理策略。如果一切顺利,您将很快为您的客户完成一个项目。

第六步:学会说不

有时,尽管采取了所有预防措施,你的客户还是会不断挑战你的底线。许多人都懒得去看合同(我们都是人——有多少次你在没有看完苹果协议的情况下点击了yes ?)

但通常情况下,这是因为尽管他们了解你的局限性,但他们对自己的业务投入了感情,到了盲目固执的地步。这对小公司来说尤其如此,因为他们的资金无法承受令人失望的结果。

在紧张局势高涨的情况下,很难对热情的客户说不。但如果你想让你的公司生存下去,这是一项必要的技能。如果他们不相信你,你一定要回头看看合同和任何额外工作的费用。如果这是一个你没有预料到的要求,你仍然应该给它定价-这里有一个方便的指南告诉客户你需要更多的钱

如果这是一个不可能完成的请求,你就只能说不了。

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那么你还在等机构吗?是时候踢到路边的时间了。创造者,项目经理和客户可以和谐地工作 - 它只需要一点警惕,前瞻性思考和沟通。

如果你想了解更多关于处理客户关系的信息,请查看在培养客户方面,你没有做的10件事,或如何和你的客户搞好关系

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凯特琳西斯利
Caitlin Sisley是WorkflowMax的营销内容作家,并拥有超过六年的数字内容生产经验。她为大量新西兰企业致力于创造性的副本 - 从微小的初创公司到家喻户晓。随着奥克兰大学的专业研究硕士学位,她对小企业和企业责任充满热情。

凯特琳西斯利

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