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项目预算与进度


8.预算和进度

你简直不敢相信。你梦想中的项目刚刚落地。你已经追求这个客户很多年了,并且知道这项工作将完美地补充你的投资组合。此外,它的知名度也很高,这意味着你的业务有很多媒体和免费宣传。

但这比你之前做过的任何事都重要。你不能犯错。

兴奋开始,你发射到项目中,枪燃烧。但是,你的中途通过您体验到沉没的感觉。你不会成功。接下来的两个月的分配预算超过了四分之三,突然间,您的声誉(和荣耀愿望)挂在线。

不幸的是,这种情况非常频繁地发生。每一天,高潜力的项目都被抛在一边,表现为愤怒的客户、超支的预算和疲惫的员工。但事情并不一定是这样的!有了一点点计划,你就可以在预算和时间表之内。

首先,让我们看看在开始一个项目时可以采用的一些通用技巧。

按进度和预算指示

一般项目计划提示,以帮助您保持预算和时间表

1.委任一名项目经理

线索就在名字里。为了让你的项目有个好的开始,你需要一个无所畏惧的领导者。一个“专注于细节”的人TeamGantt),并能领导项目的方向和调整团队,同时处理多个涉众,议程,预算-更不用说客户!

认为自己是这份工作的合适人选?看看这篇文章,你会得到一些重要的建议:你想当项目经理?以下是你需要知道的一切

2.设定战略项目目标和kpi

目标设定可能会失控,而且很快”Trello

从你想要实现的宏观目标到微观目标和过程中的里程碑,设定具体目标以保持项目和团队在正轨上是很重要的。

  • 确保你的团队在目标上是一致的,这样他们就会朝着一个共同的目标努力。
  • 找到一种匹配个人和专业目标的方法,以便您可以更好地利用每个人的动机。好消息是你不需要单独做到这一点 - 赶上球队,并问他们对他们很重要!

3.使用项目beplay体育在线下载管理软件

白板和便利贴都有自己的时间和地点,但当你在处理一个巨大的规模和复杂性的项目时,有一个端到端项目管理软件beplay体育在线下载会是我的救命稻草

在我做代理的时候,我们有一个“堆积系统”——一种在项目结束时将所有文件存储在巨大文件夹中的低效方法。不用说,没人会像以前一样去看那些档案。

所以,帮自己一个忙,开始使用一体化的在线工作管理系统吧!你会享受到的好处包括:

  • 所有东西都在一个地方.WorkflowMax不需要使用多个互不关联的系统(一个时间跟踪软件,一个文件管理器,一个交流工具等等),它为你提供了从一端到另一端管理项目所需的一切。我们还集成了超过30个插件,所以你可以添加火力的软件,如果需要。
  • 容易时间表.不再尝试捕获纸张或笨重的电子表格上的员工时间 - 如果他们在现场或外出的情况下,员工甚至可以进入时间的时间WorkflowMax移动应用.不相信吗?这里有在您的企业中实施时间跟踪软件的20个立竿见影的好处
  • 轻松地跟踪项目状态,跟踪工作里程碑和查看项目管道中的内容。
  • 强大的报告功能让你了解项目的效率,让你确切地看到你在工作中赚取了多少利润。

4.建立沟通渠道

糟糕的沟通会导致项目延迟、受挫和全方位的坏运气。通过创造一个开放的环境,确保你可以避免上述问题——在这个环境中,人们可以问问题、分享想法、表达关切。你使用的通讯工具或应用程序是什么?你多久与团队和/或客户确认一次?作为一名经理,你是否随时待命?

状态会议,沟通计划 - 始终知道发生了什么

5.设定预期

“设定期望的最好方法是尽早并且经常地”项目管理指南,管理期望

与技巧10相结合,管理预期是成功项目的重要组成部分。如果你拥有良好的沟通过程,并专注于在整个项目的循环中保持涉众,而不是在最后一刻抛出一颗炸弹,那么你将能够管理预期。欲了解更多信息,请查看这个漂亮的指南管理的期望。

6.回顾以前的类似项目

这一点很容易忘记——毕竟,一旦一个项目完成了,人们就会忍不住把它放在一边,为下一个项目腾出空间。但从过去吸取教训是非常有价值的。同样,如果你使用一个系统来管理你的项目,你将能够挖掘出工作模板和以前的报告,并重新利用它们——节省时间和精力。

7.庆祝成功

虽然写下重大的里程碑感觉很棒,但停下来承认沿途的小成功也同样重要。这可以是每周向那周的高绩效员工大声欢呼,团队午餐或鼓励。庆祝成功是一种有形的方式,标志着进步,创造信心和积极的感觉,这只会让你和你的团队以最好的方式迎接下一个挑战。

阅读更多:你为什么要庆祝你的胜利

8.选择合适的团队

在选择团队时,您希望确保他们满足您的所有要求。了解项目范围将有助于确定您的团队需要哪些技能。如果你负责组建一流团队,要注意以下问题:会不会有个性冲突?会有值得上真人秀的电视剧吗?

在Xero,我们使用盘资料为了了解不同的团队成员是如何工作的,虽然个性测试有其局限性,但它们在说明工作偏好的差异方面肯定是有帮助的。Drift将人分为“制造者”和完美主义者- 也是一个有趣的方式来看它!

要确保的关键事情是:

  • 让他们从一开始就参与进来
  • 知道他们的力量和弱点
  • 确保他们理解项目目标和进度

9.有高层参与吗

企业高管的角色是支持公司范围内的所有项目,并确保项目与公司目标相联系。作为其中的一部分,执行人员支持项目,协助解决冲突,提供指导,并为成功提供预算和资源。没有你的主管在董事会不仅会对你的项目不利,也会使你的工作更加困难。尽早和经常地邀请高级主管是让他们参与你的项目的好方法,并有助于限制他们对任何令人不快的意外的看法。

10.使用适当的项目管理方法

为了成功地处理任何项目,你都需要一些适当的计划。这个计划不仅仅是关于谁做什么、什么时候做的时间表——它定义了您的整个方法——您如何计划处理项目、处理风险因素、管理您的资源,以及测试每个迭代。

进入项目管理方法论。通过选择一个既定的项目方法,你不必在每次开始一个新项目的时候都重新创建过程——你只需要制定步骤就可以了!每个人都可以从项目交付的结构化方法中受益,这样做,项目的运行将变得更快、更顺畅和更有效

只要确保您选择了合适的方法,毕竟不是所有的方法都适合所有的项目。幸运的是我们可以帮忙。点击这里查看我们的博客。

准时和预算的电脑屏幕


管理预算和进度的核心过程

有了一般的技巧,让我们看看一些经过尝试和测试的关键流程,您可以使用这些流程来确保项目按时并按预算运行。

1.创建并维护项目计划

项目管理计划作为正式核准的文件,为如何执行,监控和控制项目奠定了全面策略。项目管理计划组织并包含复杂和互连的信息线程。没有一个人可以存储并保留大型项目的所有详细元素。要了解如何创建项目管理计划,请访问我们的帖子。

2.在开始时定义项目范围

这是您的英雄声明或执行摘要,将展示项目集中。应该可以使用该项目的每个人都可以使用。这是一份清楚地列出的书面文件:

  • 项目的核心目标和利益
  • 主要目标
  • 可交付成果
  • 重要的里程碑
  • 复习时间和其他津贴
  • 关闭

3.一开始就确定预算

在任何项目开始之前,项目经理可能面临团队中任何人的最大挑战,确定项目的预算。他们需要决定在项目开始时设定的基线预算,并且作为项目辩护的项目,继续根据项目过程中发生的实际成本监测和调整预算。

项目预算作为指导方针,包括一个公司或一个公司内的团队所承担的所有费用。计算成本包括人力资源成本等;与项目相关的材料成本;办公资源和消耗品。由于有如此多的变量,项目预算并不是为了类似于发票,而是一种指导方针,以帮助团队完成任务,并让客户意识到持续的成本。项目经理与预算委员会或主要开发人员一起计算这些潜在成本。

4.确定关键路径

专注于关键路径可以帮助你按时,甚至提前交付项目。那么它是什么,我们如何确定它?

  1. 列出所有必要的任务并估计时间:使用您在项目进度表过程中准备的信息。
  2. 优先考虑的任务:这将落入首先需要完成的内容,但您还必须决定哪个任务携带最高优先级。
  3. 制作甘特图:确保使用之前确定的估计时间,并根据优先级调整任务
  4. 确定关键路径:GANTT图表上的最长的任务路径是您的关键路径。您的项目永远不会超过它的时间。使用此操作以跟踪您的进度并继续按计划继续。

5.创建一个风险管理计划

考虑并记录所有可预见的风险和潜在问题。风险管理是项目管理计划的一部分不仅应详细说明潜在风险,还应制定管理、控制和降低风险的初步方法。常见的风险包括:

  • 不切实际的正规
  • 不切实际的成本估算
  • 客户或客户的突然变化beplay体育1.1.4
  • 削减预算
  • 人员配置和资源的变化

项目风险管理应该定义、分析并应对项目生命周期中出现的任何风险。这将有助于项目保持正轨并实现其目标。风险是尚未发生的问题。如果确定的风险成为现实,那么它们就被称为“问题”。风险管理在风险成为问题之前就对其进行识别、分类、区分轻重缓急并制定计划。

6.创建项目进度表

项目管理进度表是一个文档,它概述了需要完成的任务、完成任务的顺序、需要哪些资源、如何分配这些资源,以及不同任务需要的时间。最终,项目进度可以帮助项目经理与他们的团队成员和涉众进行沟通和协作,确保项目保持正轨。

有关如何创建项目计划的更多信息,请参阅项目调度的博客。

7.通过启动会议启动项目

让每个真正参与你的项目的人参与进来,你甚至可能想要接近利益相关者和客户。一组头脑风暴会议是一个很好的开始。所有这些各方都将对事情需要多长时间以及他们的能力有独特的见解。你甚至可以在这个过程中赢得一些买入。

8.设定现实的时间

对于任何一个项目来说,每天能完成什么最终取决于一天的时间。无论我们工作多么努力,无论我们让多少人工作,都只有24小时。那么,为什么有些企业在他们的时间内取得的成就比其他企业多得多呢?答案在于有效的项目时间管理。为了设定切合实际的时间安排,可以考虑遵循一个计划进度管理流程,让你步入正轨。

9.设置进度回顾和预测资源使用情况

制定项目进度审查是管理任何项目的关键成功因素。如果你不定期与你的团队开会回顾你的日程安排,就很难确保每个人都在做正确的任务,并且进度与计划一致。

项目经理还应该每周检查当前在项目中工作的人员数量和项目未来的资源需求。这样做可以确保你充分利用你所拥有的资源,并且为项目的其余部分做好了准备。定期回顾资源预测将帮助您保持项目预算在正轨上,避免范围蔓延。

10.能够识别危险信号并迅速采取行动

如果你曾经管理过一个以上的项目,你会更好地意识到你的“危险信号”是什么,以及它们如何继续影响你的项目。记住这一点,你就可以开始留意它们的出现并做出相应的调整,而不是对整个场景做出反应。如果你是新手,可以考虑让你的团队参与进来,指出可能出现的障碍,并记录下当前项目中出现的情况。

11.有一个应急计划到位

我们都知道没有项目是完美的,无论我们到达多少规划,我们的控制会出现并将我们放弃任务。作为项目经理,您需要相应地和主动适应任何变量,以最大限度地减少其影响。远见卓识是这里的伟大资产。将每个阶段和项目的里程碑组成的应急计划。使用过去的项目体验告知可能出现的内容以及如何处理它的最佳方式。准备好。

12.跟踪项目团队成员的时间

时间跟踪的重要性不应被低估。这不仅仅是关于卑微的工作时间记录和时间表;时间跟踪是项目工作的动力。

跟踪时间还可以让你了解你和你的团队正在做什么。这是很重要的,毕竟,商业中两个巨大的未知是理解项目需要多少时间和资源。有了这些知识,当管理和分配资源时,你会更清楚地知道,你可以证明人力资源决策的合理性,最重要的是,对项目时间框架有一个现实的想法。

总的来说,在这个过程中产生的数据是提高生产力的金矿。有了适当的工具,您和您的团队就可以提高效率、激励和专注力,而不需要额外的努力或资源。

寻找一个工具,轻松地管理这为你,WorkflowMax是它。阅读更多关于时间跟踪。

13.对于更大的项目,持续地根据原计划进行预测

如果你完成了你的项目进度,你应该留下一个基线计划.这个基线时间表是固定的,所以它是项目时间表的最佳参考点。通过不断检查您与原始计划的位置,您可以快速识别预期交付日期和当前任务进度之间的任何差距。

14.正式结束项目,并根据目标和kpi衡量绩效

在你的项目完成时,做一个最终的、循序渐进的回顾是个好主意。如果您在整个项目中记录了每个步骤,那么您的最终评审任务就会容易得多。检查哪些事情做得很好,哪些方面没有达到你的预期。当你开始计划下一个项目时,你收集到的信息会非常有用。

按进度和预算施工


如果你发现你的预算或日程有问题,你该怎么办?

让我们说你发现自己是一个项目中途的预算和时间表从掌握中滑出。更糟糕的是,你的经理和客户都呼吸你的脖子......你能做什么?

作为项目经理,你的首要任务是努力建立原因。如果你在不知道原因的情况下就开始寻找补救措施,那么你很可能会发现自己也陷入了同样的处境。从回顾你最初的项目计划开始。毕竟,它显然没有按计划进行。查看你的资源分配、工作流程、依赖关系和受时间限制的活动。如果这里有什么问题,应该很快就会变得很明显。

一旦你知道你可以进入下一个步骤,找到解决方案。您现在还不需要联系客户。什么样的解决方案最适合您,可能取决于您在项目日程表中的位置。一开始吗?你将有更多的选择。如果没有,不要担心,不是所有的希望都失去了!让我们看看下面的一些关键选项。

项目恢复技术:

1.先做重要的事

要恢复,而不是不恢复,这是一个问题。这是个不错的开始。如果有超出你控制范围的因素,尝试恢复可能就没有意义了。考虑以下:

  • 需要改变吗?如果是,是否应该放弃当前的项目,并开始一个新的项目?
  • 优先考虑改变了吗?如果是这样,考虑把你的项目暂时搁置。
  • 还有足够的资金吗?如果没有,考虑如何分配更多,或者您的项目是否应该完全停止。

2.压缩你的时间表

如果你已经制定了一个项目时间表,您有两种压缩技术在您的处置,以使事情回到正轨。这些技术通过有效地应用资源帮助您更快地完成某些任务。

  • 崩溃是一种将额外资源分配给任务的方法。显然,问题出现了,你从哪里得到这些资源和增加的成本,如果经常相关。
  • 快速跟进另一种方法。在这种情况下,任务被重新安排,使它们可以同时完成,而不是按顺序完成。但是,请谨慎使用。这种方法带来了任务和改变被忽视的风险,并进一步减慢了进度。

3.防止对范围的任何进一步更改

范围蠕变是项目面孔的损坏事物之一。如果范围不断变化,则会像击中移动目标一样。通常在项目的开始时解决,现在有一些你能做的事情来缓解你的问题:

  • 开发共享商业愿景
  • 界定项目范围
  • 正确定价
  • 在虚线上签名
  • 使用项目管理工具
  • 学会说不!

想了解更多信息,请前往我们的网站如何克服范围蔓延

4.减少工作范围

也许你在这里的原因是因为你的项目的初始范围太大,无论你试过多么努力,都无法完成。如果是这种情况,请考虑修改范围并以可管理的水平重新获取物品。开始查看您可以删除的事物或者可能会将阶段推出到以后的日期。

5.减少项目团队

如果你的预算比你的时间表更紧迫,考虑减少项目团队的人员数量。显然,随着人力资源的减少,你的费用将会减少,但记住,你需要考虑到由此导致的时间轴的延长。

6.删除不必要的会议

你是否曾经被邀请去参加一个你费尽心机想要参加的会议,只是为了在一个房间里坐上两个小时,听一个与你无关的话题?会议是一个巨大的时间消耗,所以开始更积极地考虑你需要什么会议,谁需要参加会议。

7.重新分配或交换资源

也许你发现某些资源对你不起作用,也许某些员工没有你最初想象的那么高效,或者某些任务可以通过更多的资源来加快速度。考虑在短期内分配资源,或者将资源转移到效率更高的领域。只要记住考虑可能发生在你时间线其他地方的影响。

8.加班

当我们说没有人喜欢加班时,我们和你在一起,但如果您的日程安排远离轨道,则可能需要在临时转为周围的事情。如果你加班广泛,那么动机和士气可能会降落。最好从一开始就与您的团队开放和诚实,并将结束日期放置在适当的地方。最后奖励他们也不会变得不安。

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