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项目管理限制


9.约束

毫无疑问,所有项目都有它们的困难,但什么往往是最有问题的?如果你向任何一位经验丰富的项目经理询问项目管理中最具挑战性的方面,你很可能会得到一些类似于“管理约束”的东西。

作为一名项目经理,您需要了解,您的工作的主要部分是管理约束。一般来说,约束可能会影响您管理项目的方式,在某些情况下,可能会对项目的成功产生相当大的影响。

那么它们到底是什么呢?简单地说,项目约束是限制项目期望结果的约束。以项目范围为例,这是对项目预期完成内容的限制。

由于约束限制了项目选项,并可能导致严重的权衡,因此需要仔细考虑。现在让我们看看一些常见的约束,因为理解这些约束将允许您在下一个项目中选择它们并更好地处理它们。

典型项目的约束

项目管理三角项目管理三角约束您很可能在项目管理过程中的某个时刻遇到了“项目管理”或“三重约束”三角。此三角形概括了在任何项目中起作用的三个基本约束。如果您考虑一下,在交付项目时,这三个约束都与项目经理的总体目标相匹配:

  • 在预算内或预算内
  • 准时和
  • 按照约定的范围

范围

范围与项目本身有关。你要做什么?你的任务是什么?需要完成哪些目标?范围通常在项目开始之前被完全细化,并被所有涉众理解,以避免未来的问题。您必须确定满足此范围的需求所需的时间和成本,但有时它会发生变化。你可以体验范围蠕变在项目期间,如果客户改变了他们想要什么的想法。如果管理不当,时间或成本都必须有所调整。

时间

一切都需要时间。每个任务,每次会议,每个过程。这些需要多长时间变化,但主要的决定因素是分配给他们的资源的数量和专业知识(您的费用)。您需要的时间最终由项目范围确定。通过实施项目管理计划,您可以确保完全概述项目范围,并创建了一个通知的时间轴。通过完成项目计划或时间管理计划,您可以帮助确保您的任务。在一天结束时,您的终极时间目标是达到截止日期。

成本

项目的成本明确绑定到范围。客户将为您提供预算,并且在项目管理计划过程中,如果它是可行的,那就是您的工作。只有在一个项目期间预算发生变化的非常罕见的场合,所以确保你有这一权利是至关重要的。在一天结束时,您必须完成所承诺的,但在商定的预算上。

质量

质量带来成本。如果您的客户有一定的期望或质量要求,这将直接影响项目成本约束。如果这是已知的,您的项目成本应该准确反映这一点。

资源

在项目期间将使用的工具,设备,软件和材料的喜好被认为是项目资源,项目团队成员被认为是人力资源,而且分别都是项目限制。有效地完成谁以及完成项目所需的内容。

你所拥有的资源将决定什么时候可以完成任务。例如,缺乏熟练的团队成员可能会拖延时间,或者新的软件需求会增加成本,需要时间来学习。

其他

  • 客户满意度
    客户满意度至关重要。就您的成功而言,确保您的客户很高兴有助于导致可持续和长期的业务。毕竟,最简单的感觉业务是客户以客户为中心。他们是一个商业的主要收入来源,如果您不满足您的客户,您危及您的危险。beplay体育1.1.4
  • 风险容忍度
    您的担保人愿意承担的风险金额。
  • 业务/组织
    业务约束包括任何影响项目无法更改的内容。例如,业务可能对伙伴或无法被忽视的客户承诺。beplay体育1.1.4
  • 尽职调查
    尽职调查是对您和您的业务合理预期的谨慎、判断和调查水平。由于尽职调查在大多数情况下是一项法律要求或职业道德,因此通常不能忽视这一点,以加快流程。
  • 基础设施
    使用带有it约束的现有基础架构。例如,旧的计算机硬件将有速度和功能限制。
  • 合法的
    限制项目选项的法律、法规或协议,并确定项目必须在其中运行的法律环境。
  • 项目管理方法论
    要求在项目中使用特定的方法,例如特定的项目管理方法。更多信息请点击这里。
  • 物理
    物理约束,如可用于建造物业的土地大小,或用于存放库存的仓库空间大小。
  • 采购
    交付项目时必须遵循的采购实践、程序或流程。
  • 技术
    超出您控制范围的强加技术约束,例如客户希望您在其上建立网站的特定平台。缺乏新技术知识、培训需求等也可能与此相关。

限制计算机


约束、假设和风险:

当谈到项目管理时,你经常会听到定期抛出的术语约束、假设和风险。尽管它们经常组合在一起,但重要的是要注意它们不是同一件事。那么它们有什么区别呢?我们已经知道约束是什么,所以让我们更深入地了解其余的术语。

假设

在我们的职业生涯中,我们都听说过假设是不好的。我们不应该假设,因为它让“你和我的屁股”。但事实是,在某些情况下,由于信息不完整或需要保持事物运行,需要做出假设。那么它们是什么呢?简单地说,假设是我们认为是正确的因素,尽管它们没有被证实是正确的。

事实上,我们每天都在做假设。想想你早上醒来的时候。你去上班的时间是基于你对交通状况的假设和路上需要停车的时间来计算的。当然,你上班迟到的风险总是存在的,因为可能交通状况比你想象的要糟糕,或者你没有意识到你需要停下来加油。

假设为项目增加了风险,因为它们可能会成为假。如果没有涉及风险,则不得处理假设。显然,越多的假设更好,但我们仍在玩未知,因此圆顶风险程度仍然存在。假设最终可能会影响项目中的任何一个点,因此对文件和分析它们很重要。

风险

风险不仅仅局限于假设。根据定义,项目风险是一个不确定的事件或条件,如果它发生,至少会对一个项目目标产生影响。通过假设,我们将了解如果这些假设不被证明是正确的,会产生什么样的风险,以及这些假设是积极的还是消极的。然而,其他风险可能不知从何而来。

这是风险管理是关键的地方。作为项目管理计划的一部分,风险管理提供了思考和记录所有可预见的风险和潜在问题的机会。明显未知数未知,但风险管理也允许您制定预防性措施来管理,包含和减少您熟悉的风险,帮助保持项目。

约束如何区别于假设和风险?

当我们处理约束时,我们处理的是固定的条件或限制,即我们在项目中可以做什么和不能做什么。我们清楚地知道它们是什么。当我们处理风险和假设时,在一定程度上,我们是在处理未知事物。我们可能不知道风险是否存在,直到它在项目期间发生,我们可能知道风险存在,但不知道它何时或是否会出现,或者我们可能对我们的假设有信心,但不知道我们是否或何时会被证明是错的。

这里需要认识到的重要一点是,通过适当的规划和准备,所有这些措施产生的影响都可以减轻。显然,为我们所知道的进行规划要容易一些,比如约束条件,但是如果您在以前的项目中对这些条件进行了全面的记录和分析,您将获得充分的信息。您将知道它们对项目有什么影响,它们可能出现在哪里,以及处理这些问题的合适策略。


项目限制如何影响项目:

我们现在知道了什么是项目约束,但是它们如何真正影响我们的项目呢?让我们看几个例子,但在我们开始之前,有一件事我们需要理解。项目约束通常被认为在某种程度上是相互排斥的。让我们以项目管理三角形为例,假设对一个约束进行更改将影响其他约束中的一个或两个,如果您愿意,这是一种权衡。例如,增加项目的范围可能需要更多的时间和金钱。让我们来看更多的例子:

1.建设和施工

在住宅建设进行到一半时,房地产市场出现明显的不利情况,开发商突然削减了你的项目预算。

影响:范围被削减,质量被降低,时间表被推迟,以便找到更便宜的资源。在这种情况下,最重要的约束是成本(开发者愿意花的钱)。

2. IT服务

在软件开发项目期间,您的客户扩大了范围。在了解了竞争对手提供的服务后,客户要求在软件中添加额外的功能。为了竞争,这些额外的功能是必要的。

影响:由于推迟了最终交付日期,预算和进度增加。增加了更多的人员,以尽量减少对项目进度的干扰,从而增加项目的总体成本。在这种情况下,最重要的约束是范围(软件的功能)。

3.创意机构

在一个创建新产品品牌的项目中,您的客户会将发布日期提前两周,以配合即将到来的大型行业展会,他们希望向公众发布新产品。

影响:随着更多人增加以满足新的截止日期,成本增加。一定正在与该品牌一起生成的营销抵押品被推迟以减少交货时间并达到新的午餐日期。在这种情况下最重要的约束是时间(项目时间表)。

在这些情况下,项目经理需要重新平衡其他因素,以处理新的项目约束并保持客户满意。正如我们所看到的,古老的谚语说,你只能从中选择两种便宜的,或好的这是真的。被称为选两个“原则,当给予三种所需品质或期望时,可能只有两个可以共存。在大多数情况下,项目经理将负责权衡一个限制措施,以达到最佳结果。

约束团队工作


如何管理项目约束:

首先,重要的是要理解约束总是存在的。你的每个项目都不可避免地会有一些不同,因此你面临的约束也不会保持不变。管理项目约束和成功项目的关键是透明度。

为了实现透明度,每个项目团队成员和利益相关者都应该了解情况,确定优先级,每个人都应该充分理解项目目标。这对于管理高层约束尤其重要,如组织文化、利益相关者购买等,以及任何人的约束。

对于基于资源的约束,管理这些约束的官方步骤和流程更为明确。对于需要在成本、资源、时间和范围等方面进行约束的实例,考虑实施以下技术:

  • 利用关键链项目管理来跟踪积极的进度,管理高技能和高价格的资源。更多信息请点击这里。
  • 减少分配给每个团队成员的任务数量以降低成本或加速过程(如果添加了其他工作人员)。
  • 利用可能未充分利用的项目资源。
  • 仅通过安排独立任务以稍后将关键关注关键任务。
  • 采用积极的“任务完成”方法,而不是“以时间为中心”的方法。
  • 限制或消除多任务处理,以便集中精力。
  • 在你的时间表和项目管理计划中建立缓冲区,给你某种形式的应急。这意味着,如果约束生效,时间、成本和范围仍然可以成功地管理。

通过了解您的项目可以且无法“弯曲”,相应地准备限制,并积极监控和行动,您将更好地了解做出正确的决策和一个成功的项目。

WFM4998约束盖

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管理项目约束
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