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项目调度


6.项目调度

暂时放下你的工作,想象一下你正在计划一件日常生活中的重要事件。也许是生日、婚礼或家庭度假。你会先采取哪些步骤?

你可能会先决定地点,日期,你要做什么活动,如果是生日和婚礼,缩小宾客名单和每个人坐的位置。管理一个项目也不例外。

项目经理利用项目进度来与他们的团队和涉众沟通重要信息。这是项目规划阶段的关键步骤,所以让我们花一点时间进一步探讨这个概念。

对项目日程安排很陌生,还是需要复习一下?这本指南是给你的。我们将提供一个明确的概述,最佳实践和有用的提示,以便您可以开始创建时间表,帮助您和您的团队按时完成项目。

为了那些刚刚开始我们旅程的人,或者那些需要一点提神的人的利益,让我们开始一个项目时间表到底是什么。

项目调度架构师

什么是项目时间表?

项目管理进度表是一个文档,它概述了需要完成的任务、完成任务的顺序、需要哪些资源、如何分配这些资源,以及不同任务需要的时间。最终,项目进度可以帮助项目经理与他们的团队成员和涉众进行沟通和协作,确保项目按计划进行。

你可能会想,“这看起来有点像项目计划?”这里需要区分的是,尽管每个人在按时完成项目方面都扮演着重要的角色,术语“项目计划”和“项目进度计划”是项目管理计划的两个完全不同的部分。

可以将项目计划看作是将所有计划工作汇编成一个正式文档的结果,如果您愿意,可以将其看作是广泛指导项目的蓝图。或者,可以将项目时间表看作是一种工具,它在项目计划中确定具体的任务,并根据时间框架和顺序查看它们。


有什么好处?

那么你会问,实施项目时间表的意义是什么?精心制作的项目进度表实际上有很多好处:

  • 管理者、团队成员和利益相关者都可以跟踪进度、设定和管理期望、沟通和协作。
  • 任务和可交付成果可以被监视和控制,以确保项目及时交付——如果确实发生了延迟,您可以很容易地评估它们的影响并做出必要的调整。
  • 通过提高计算、跟踪和报告成本(时间和资源是影响项目预算的主要因素)的能力,提高盈利能力。
  • 改进的项目洞察力将人员和资源分配到最需要的地方,帮助实现项目目标

如何创建项目进度表

那么你会问,实施项目时间表的意义是什么?精心制作的项目进度表实际上有很多好处:

  • 管理者、团队成员和利益相关者都可以跟踪进度、设定和管理期望、沟通和协作。
  • 任务和可交付成果可以被监视和控制,以确保项目及时交付——如果确实发生了延迟,您可以很容易地评估它们的影响并做出必要的调整。
  • 通过提高计算、跟踪和报告成本(时间和资源是影响项目预算的主要因素)的能力,提高盈利能力。
  • 改进的项目洞察力将人员和资源分配到最需要的地方,帮助实现项目目标

项目进度计划指向


项目管理计划的类型

现在,在你开始建立你的时间表之前,你需要决定你需要使用什么类型。这在很大程度上取决于项目的复杂性。一般的经验法则是:t你的项目越复杂,你的时间表就应该越全面.你可以从三种类型的计划中选择,它们的复杂性都在上升:

1.掌握项目进度

如果你有一个相对简单的项目,这就是你所追求的。主项目进度表是在项目的早期计划阶段制定的,包括基本的工作项列表、时间线和/或日历。这提供了主要可交付成果和任务的高级大纲,以及它们需要多长时间才能完成。

2.里程碑计划

这比主项目进度表更先进,适用于有多个关键截止日期的大型项目。这有时被称为“概要时间表”,通常使用条形图来描绘随着时间推移的行动。这将为您提供重要里程碑的快照,如果经常在整个项目中使用。

3.详细的项目进度

如果你有一个大型、复杂的项目,这种深度的时间表适合你。这也可以在整个项目中使用,根据项目的复杂性,可以将其分解为各个阶段,这些阶段可能有自己的子时间表。

项目经理将使用这些详细的时间表:

  • 跟踪和管理每天、每小时或每周的工作
  • 与利益相关者沟通进展情况
  • 识别、跟踪和计划工作项之间的关系(或“依赖关系”)
  • 识别、跟踪和计划任何对资源、工作项或截止日期的限制
  • 更有效地管理资源以保持项目按计划进行

创建项目进度表的过程

既然您已经确定了要使用的项目管理进度计划的类型,我们就可以开始构建它了。这个过程可能会因行业、组织甚至项目类型的不同而有所不同,但有一些你应该遵循的建议步骤:

1.从你的团队开始

让每个真正参与你的项目的人参与进来,你甚至可能想要接近利益相关者和客户。一组头脑风暴会议是一个很好的开始。所有这些各方都将对事情需要多长时间以及他们的能力有独特的见解。你甚至可以在这个过程中赢得一些买入。

2.覆盖项目范围

回顾您在项目管理计划中概述的项目范围。这将设置所需内容的基线,并让每个人都在同一页上。

3.列出所需的所有任务

如果您在项目管理计划中完成了工作分解结构,那么您就有了一个正确的开始。如果没有,请在这里阅读更多相关内容.最后,你需要一张列出所有任务的清单,并进一步细分为具体的可交付成果。

4.识别依赖关系

有时,某些任务只能在完成另一项任务时才能完成,或者它们可能需要同时开始。想想你只有在烤面包机里烤面包才能吃吐司,你会想把面包和烤面包机同时从橱柜里拿出来,以更快地得到你的早餐。确定哪些任务需要依赖他人完成,并在地图上标出。考虑在你的时间表上放一放,给自己留点余地。我们都知道事情的发展。

5.将任务按阶段分组

在项目时间表和工作分解结构都处于保密状态下,您现在应该有一个需要完成的任务列表。你会注意到缺少的是如何或何时完成这些。在你的任务列表中,引用你的依赖项,并按照它们需要开始的顺序排列它们。为了让事情顺利进行,为什么不考虑使用一张这样的表格来把你的事情安排得井井有条呢?

6.创建里程碑

项目里程碑是在项目时间表上出现的重要的、标记好的进度点。一般来说,里程碑标志着项目开发中的重要变更或步骤,并指示您在项目进展中的位置。里程碑与项目任务或可交付成果是不同的。他们在项目规划的顺序上处于更高的位置,往往更一般化。我们有一个完整的项目里程碑指南

7.评估任务资源需求

资源分配是管理任何项目的关键部分。所有的任务都需要资源来完成。你将需要人力资源、设备和供应品,以及每一项的数量。要估计资源需求,请考虑:

  • 顺序的事情需要完成
  • 时间限制,如假期和病假
  • 成本的限制
  • 技能和经验

最好的估计参考是历史数据。回顾你过去做过的事情,注意哪些地方资源不足或过剩。另外,不要犹豫,和负责不同任务的人谈谈。在估计时间方面,这有时有点困难。前往我们的项目时间管理岗位想了解更多信息。

8.分配资源

有时,将任务分配给“所有者”是有帮助的,这些人将负责完成该任务。通过这样做,您将能够对正在完成的工作实现更细粒度的控制。

9.计划你的人

现在你有了基本任务和时间表的概念,你可以开始把人添加到日程表中了。将具有正确技能的人与适当的活动配对。请记住,人们并不是100%高效的。一个常见的经验法则是分配80%的时间给项目,20%的时间给管理等等。让你的时间表稍微放松一点。

10.进行风险分析

确定项目中可能涉及的风险可以帮助您进行相应的计划。给自己一些回旋的空间来适应和处理已确认和未确认的风险。你的风险包括:

  • 资源不可用
  • 不正确的时间估计
  • 缺乏经验的团队成员执行任务
  • 技术实施与学习
  • 简单的误解

11.检查错误

祝贺您,您已经完成了您的时间表的第一个迭代。现在是复习的时候了,确保我们在整个过程中没有犯任何错误。考虑与你的团队或客户会面,了解他们的想法。甚至运行一些“假设”场景。需要确保的关键是:

  • 任务开始和结束日期与人员可用性一致
  • 里程碑、可交付物和任务开始和结束日期是现实的
  • 正确的资源分配给正确的任务
  • 计划约束,如假期、节假日和设备可用性已经被考虑在内
  • 所有任务都有依赖性
  • 没有没有里程碑的大块工作
  • 额外的时间包括适应已识别和未识别的风险

12.最后确定基线时间表

当你完成审查时,你的时间表应该得到批准。现在你有了一个“基线时间表”。你的日程表实际上是一个活的文档,应该在项目生命周期的各个点进行修改。然而,您的基线计划将保持固定。您实际的项目进度是灵活的,并且会发生变化,但是基线进度将保持不变,以便进行比较和跟踪。


创建一个有效的项目时间表的技巧

  • 项目的成功是基于在关键路径上达到里程碑完成任务
  • 列出所有任务(所有任务而不是部分任务)
  • 定义关键路径
  • 优先考虑的任务
  • 甘特图的任务(或使用另一种技术-见下面)
  • 估计任务的持续时间,并在计划中加入懈怠
  • 注意所有假设并测试它们
  • 确定风险
  • 了解你的团队的优势和劣势
  • 在开始之前记录项目的范围
  • 在现实的时间框架内设定目标
  • 确保团队成员理解最后期限
  • 使用协作工具
  • 经常清晰地沟通
  • 识别危险信号并注意它们
  • 庆祝的里程碑
  • 不进行微观管理
  • 有应急计划

项目计划计算机工作


项目调度工具和技术

作为一个项目经理,你可以使用一系列工具和技术来开发、可视化、监控和控制项目进度。让我们简要地谈谈以下几点:

甘特图

用于进度跟踪和报告的有用的可视化技术。对于大多数项目经理来说,当他们想要快速估算完成所有项目活动所需要的时间时,都可以使用这个工具。项目进度甘特图是一个柱状图,它按顺序在左边显示关键活动(第一个活动在左上角,最后一个活动在右下角结束)和时间(在顶部或底部)。每个任务都由一个条形图表示,该条形图反映了活动的开始和日期,以及活动的持续时间。

进度网络分析

计划网络是一个图形显示(从左到右横跨一页)的所有逻辑的相互关系的工作元素-按时间顺序,从最初的计划到项目结束。

任务列表

在所有的项目调度技术中,任务列表无疑是最简单的。这是每个团队成员的任务列表,记录在电子表格或文字处理器中。这种方法对大多数人来说简单而熟悉,对于较小的项目尤其有用;然而,对于具有多个任务、依赖项和资源的大型项目,任务列表是不可行的,它不能提供一个整体视图并跟踪项目。

任务日历

虽然在日历上安排任务似乎是一件合乎逻辑的事情,但许多人并不认为这是他们项目日程安排的需要——他们应该这么做!在大多数日历中,有一个选项可以创建具有自己独特名称的不同日历。在这种情况下,您可以为每个项目创建一个日历,并为该项目安排事件(成为任务)。日历显示了整个项目的时间轴。

关键路径分析

项目的关键路径是需要花费最长时间完成的一系列活动,识别该序列中任务之间的依赖关系。关键路径方法(CPM)通过添加关键路径上所有活动的时间来确定项目可以完成的最早时间。

计划评估和审查技术

PERT图表与CPM图表的不同之处在于计算活动时间的方式。它们允许更好的不确定性。对于每个活动,可以得到三个估计时间:最短时间(SP)、最长时间(LT)和最可能时间(MT)。分配给该活动的估计数是这三个估计数的加权平均值。这个公式是:

预期时间= (SP + 4(MT) + LT) /6。

进度压缩

有两种方法可以缩短日程:

  • 崩溃:在任务上使用比计划的更多的资源
  • 快速跟踪:调整时间表,注意任务的依赖性,比计划中更多的活动并行完成

风险因子

这涉及为被认为具有很高超支风险的任务建立时间或资源偶然性。


维护整个项目的进度

这不是你的计划是否会改变的问题,而是时间和方式的问题。在项目管理中,客户需求、任务和事件总是在变化。由于有这么多变量在起作用,所以时间表应该是动态的。问题是我们经常抗拒改变。我们让微小的变化和偏差溜走,它往往是不清楚我们已经偏离了我们的时间表,直到事情偏离了线。

如果你采取一种被动的方法,作为项目经理,你本质上是在保证你的项目将会过期,超出预算,并且远离最初的时间表。相反,它需要一个积极主动的管理者,流畅的沟通和持续的维护才能成功,让你的计划保持在正轨上。正如我们前面所说的,你的时间表是一个有效的活文档,应该在项目生命周期的各个点进行修改。那么为什么会出现这些问题呢?

为什么不更新项目时间表?

1.很少强调计划和日程安排

日程安排的重要性往往下降,重点往往放在预算的开发上。如果一个经过深思熟虑和全面的计划是完成预算没有到位,那么项目在开始之前就有风险。

2.计划停止是基线计划的准备

为正式提交或帮助告知项目的资源需求,通常需要开发一个基线时间表。然而,一旦完成,很多人就不会再去更新它了。问题是,没有更新,计划就失去了价值。我们都知道,事情从来不会如预期的那样发展。如果不定期检查和更新时间表,它将很快变得不准确,甚至是有害的管理工具。

3.没有更新时间表的借口是有的

无论如何,你听到的任何不更新时间表的借口都是糟糕的。在一天结束的时候,没有借口。不仔细监控项目的进展,并对剩余项目进行最新预测是愚蠢的。没有一个好的、更新的时间表,你就没有信息来有效地管理项目。

4.组织没有看到更新时间表的价值

你会惊讶地发现,仍然有许多组织或客户认为日程安排是一件不可避免的坏事。更别提完成后的更新了。对他们来说,这可能被视为沉没成本。为了解决这个问题,你需要提醒他们通过实施良好的更新计划可以获得切实的好处。考虑暗示以下几点:

  • 更便宜,更准确-在实际操作时构建一个已构建的时间表总是比事后构建成本更低。它还可以为未来的项目提供无价的信息。
  • 节省时间-每一天都有价值。如果项目每天的运营开销是平均的,如果计划将项目时间减少了5%,那么就可以实现显著的节省和效率。
  • 更好的延迟处理-能够监控和记录发生的延迟比事后要便宜得多。此外,计划应该提供更早的识别,这意味着解析时间将更少。
  • 团队建设-一个好的时间表能给项目管理团队一种控制感。即使事情运行的时间比预期的长,更新的时间表仍然会让您的团队保持在正轨上。少一些沮丧的员工。

项目安排,咖啡和电话


按时完成你的项目

有时候,尽管你尽了最大的努力,你可能会发现你的项目落后了。也许你错过了最后期限,经历了项目进度的下滑。也许您的经验范围会随着项目中的原始目标的扩展和客户需求的增加而逐渐扩大。别担心,这不是最后的结局。你可以采取一些步骤回到正轨,更重要的是,保持正轨。

确定关键路径

专注于关键路径可以帮助你按时,甚至提前交付项目。那么它是什么,我们如何确定它?

  1. 列出所有必要的任务并估计时间:使用您在项目进度表过程中准备的信息。
  2. 优先考虑的任务:这将按照需要首先完成的任务来划分,但您还必须决定哪些任务具有最高的优先级。
  3. 制作甘特图:确保使用之前确定的估计时间,并根据优先级调整任务
  4. 确定关键路径:甘特图上最长的任务路径是关键路径。您的项目不应该运行超过这个时间。用这个方法来跟踪你的进步,并按计划行事。

重新审视原计划

如果你的项目超出了计划,保持你现在的计划对你没有好处。你现在的计划就是你现在所处的位置的原因,即使外部因素在起作用,遵循你现在的计划仍然意味着你落后了。是时候回顾一下哪里出了问题,并做出调整。最后,你想把剩下的工作安排在剩下的时间里。如果重新配置原始调度不起作用,则考虑实现调度压缩。

进度压缩

使用时间表压缩技术来满足最后期限。这些技术通过有效地应用资源帮助您更快地完成某些任务。崩溃是一种将额外资源分配给任务的方法。显然,问题出现了,你从哪里得到这些资源和增加的成本,如果经常相关。快速跟进是另一种方法。这是任务重新排列到它们可以同时完成而不是顺序完成的地方。但是,谨慎使用。此方法具有任务的风险,并更改忽略并进一步减慢了进度。


使用WorkflowMax进行项目调度

在过去,打印在办公室墙上的日历或通过电子邮件共享的电子表格可能是项目安排的果汁方法。然而,如今大多数团队都使用基于云的项目管理工具,如WorkflowMax。

WorkflowMax可以让创建在线时间表变得更容易,让你的任务和团队的日程安排变得更容易。由于项目中有很多活动部件,并且经常发生变化,当一个计划任务不能按时完成时,项目调度软件会自动更新相互依赖的任务。在更大的范围内,您还能够设置里程碑,将任务链接在一起,并动态地查看项目更新的实际与计划的进展。

有了WorkflowMax,一个完整的项目管理程序,您就可以在任何时间安排您的项目。


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