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项目时间管理


5.如何赢得项目时间管理

模态

当谈到任何一个项目时,通常有三个因素决定它是否成功。它是否满足预期的要求或范围?这是按成本价买的还是低于成本价?按时完成了吗?成本和范围可以控制在合理范围内,但时间可能有点棘手。

对于任何一个项目来说,每天能完成什么最终取决于一天的时间。无论我们工作多么努力,无论我们让多少人工作,都只有24小时。那么,为什么有些企业在他们的时间内取得的成就比其他企业多得多呢?答案在于有效的项目时间管理。

缺乏有效的时间管理会产生相当大的负面影响。在基本层面上,作为三个三重约束之一,任何对进度的偏差都会影响项目的范围和成本。在这种情况下,时间就是金钱。

那么为什么它如此重要呢?不切实际的时间压力会给项目经理带来压力和挫败感,团队成员也会跟着这样做。如果没有达到规定的时间,客户和管理层都会感到恼火,在极端的情况下,合同会落空,工作机会会流失。

项目时间管理谈话


什么是项目时间管理?

项目时间管理是指整个项目管理的一个组成部分,在这个部分中,为项目的完成或可交付成果分析和制定时间表。通过良好的组织、高效率的生产力和适当的计划来有效地利用时间。项目经理利用项目时间管理,以最高效、最具成本效益的方式完成工作。

例如,在项目开始时,项目经理可以将要完成的任务按顺序排列在一起,然后通过这些步骤跟踪员工的进度。然后,项目经理经常监控项目的进展,并在项目期间实施变更,以更好地利用时间。项目时间管理实例


项目时间管理的过程

想象一下,如果一个项目没有人知道他们应该做什么,他们应该在什么时候做,或者他们需要做多长时间,那么这个项目将会是什么样子。项目时间管理肯定是一项艰巨的任务,特别是当项目很大、很复杂、涉及很多人的时候。它是一个动态的猛兽,可能需要来自几个不同的团队的输入,每个团队都有可能不同的过程,所有团队都在处理相同的可交付成果。那我们要怎么处理呢?

马上,你可能会想到创建一个项目管理计划。想了解更多信息,请前往我们的项目管理职位在这里,你将了解到时间管理的其他过程是如何管理和执行的。

很多项目经理都采用一个共同的过程,即项目时间管理过程。由七个步骤组成的简化系列。现在让我们来看看这些,让你掌握时间管理的技巧。

1.管理过程

在第一步中,我们建立计划、开发、管理、执行和控制项目进度的政策、程序和文档。从你的第一个计划,持续的开发,执行和控制,这将涵盖所有。简单地说,计划进度管理过程旨在确保项目按时完成。

所以你需要什么来制定你的时间表,你如何制定它,你应该制定什么目标。让我们将其分解并通过步骤:

项目时间管理工具和技术

输入-在制定时间表时需要告知和考虑的方面

  • 项目管理计划-特别是包括范围说明和工作分解结构的范围基线。用于定义活动、时间估计和进度管理。
  • 项目章程-包含有用的信息,如项目的高层次描述,预期的里程碑,限制和假设。
  • 企业环境因素-包括公司文化、资源技能和可用软件。
  • 组织过程资产-包括从其他项目、现有政策和程序、变更控制程序和风险控制程序中吸取的经验教训。

工具和技术-用于分析,澄清和发展你的时间表

  • 专家判断-以历史信息为指导的专家判断,提供了关于环境和以前类似项目信息的有价值的见解。专家判断还可以建议是否要组合方法,以及如何调和它们之间的差异。
  • 会议-项目团队可以召开计划会议,制定进度管理计划。这些会议的参与者可能包括项目经理、项目发起人、选定的项目团队成员、选定的涉众、任何负责进度计划或执行的人,以及其他需要的人。

输出-你最终应该得到什么

在做这个计划时,你应该留下一个进度表管理计划。这个计划可以是只有几个段落的高级计划,也可以根据项目的需要非常详细。这份文件可以涵盖以下内容:

  • 项目进度模型开发
  • 水平的准确性
  • 的计量单位
  • 组织程序的链接
  • 项目进度模型维护
  • 控制阈值
  • 绩效考核规则
  • 报告格式,;
  • 过程描述

考虑到这一切,让我们面对现实吧,这就是现实生活。在现实中,你可能并不需要一个单独的计划来管理你的时间表,你在这里所做的大部分事情都将作为项目时间表的一部分在你的项目管理计划中结束,这是非常好的。

2.定义活动过程

现在,让我们来计算一下完成这个项目所需要的东西。实际上,您希望确定为了实现项目的可交付成果而需要完成的所有任务。您可以使用您在项目管理计划中编写的范围声明当你将项目分解成单个任务时,它可以帮助指导你。

此过程的主要好处是将工作包分解为活动,为估计、调度、执行、监视和控制项目工作提供基础。理想情况下,一旦你完成了,你应该留下一个定义的项目任务列表,这是我们下一步的关键输入。

3.序列的活动过程

在整理出完成项目所需做的所有事情的细目之后,你可能会开始对有这么多事情要做感到有点不知所措。别担心,一旦我们让混乱变得有秩序,一切看起来就不会那么可怕了。

最后一步是使用列表,将任务按正确的顺序排列,这样你就可以看到项目任务之间的关系。由于任务现在按照它们需要开始和完成的顺序排列,您可以开始看到在资源分配和时间方面效率可能存在的地方。

其他指南会建议你在这个过程的最后制作一个网络图,但这是很少必要的,所以我们不建议。此外,列出任务的依赖关系和可能的开始和结束日期也同样有效,而且更节省时间。

4.估计活动资源过程

现在我们知道你要做什么,我们需要计算出你需要什么资源来完成你的任务。活动资源评估过程可以帮助解决这个问题。在这个过程中,你将计算出你所需要的人力资源、设备和物资,以及每种物资的需求量。使用你所拥有的工具来实现这个目标。不要过分强调第一次就把它做好,我们总是可以以后再完善它。

5.评估活动持续时间

下一步有点难。在这里,我们需要尝试并计算使用上述资源完成每项任务所需的时间。仅仅因为一项任务只需要8个小时并不意味着它会在早上完成,没有人能确定花在一项任务上的每一个小时都能以100%的效率完成。因此,您可以使用以下流程将工作时间转换为持续时间活动:

  1. 估计每天的工作时间
  2. 确定每个活动将应用多少资源
  3. 考虑到可用工作日
  4. 考虑任何非全职的资源
  5. 计算延迟和等待时间
  6. 确定资源约束
  7. 记录所有的假设

尽管有一些技术可以帮助项目经理估计时间,但估计活动时间持续时间的最佳方法是参考过去完成的类似项目的历史信息。使用WorkflowMax上的时间表和性能报告永远是一个好的开始。

6.开发进度过程

我们终于到了。现在,让我们将在前面步骤中完成的所有工作整合到一起,并制定您的项目时间表。按照官方说法,这一步应该是最复杂的。有了13个输入,大量的工具和技术,以及多种输出,实际的项目进度可能会有点混乱。为了你的缘故,我们只粗略地看一下这个事实。毕竟,你已经经历了所有这些,得到了计划,这是管理项目绩效的关键文件。

首先,你的时间表不必是甘特图。甘特图对于跟踪和协调进入一个大项目的所有小步骤来说是一个极好的和非常有用的工具,但它们可能很快变得压倒性和混乱,那么我们的替代方案是什么呢?事实上有一些:

  • 柱状图
  • 里程碑图表
  • 项目进度网络图
  • 电子表格
  • 流图
  • 状态报告

我们不打算在这里深入研究这些问题,但重要的是,你要选择一个最适合你和你的团队的解决方案。如果你们都能理解它,你就知道你应该做什么,什么时候做,没有什么是漏下的裂缝,太棒了!

7.控制进度过程

既然你已经把所有的辛苦工作都放到了你的时间表上,你就不希望它被打乱了。控制进度表过程为您提供了监控和更新项目进度表所需的工具,以确保适当地管理变更,并保持对项目时间的控制。确保你列出了所有你想要涵盖的内容,包括:

  • 确定需要监控的工作绩效信息。
  • 如何安排预测
  • 如何管理变更请求
  • 如何进行项目管理计划更新
  • 如何更新项目文件
  • 如何更新组织流程

项目时间管理建设


如何实施你的项目时间管理计划

领导任何项目都会占用你大量的时间。从协调活动到解决冲突,你会有很多事情要做,而你会觉得没有足够的时间来完成它们。现在添加到您新创建的项目时间管理计划中。如果你不能有效地执行你的计划,所有的努力都将付诸东流。那么预防措施是什么呢?有效的时间管理。

要成为一名有效的项目经理,你需要成为时间管理的大师,你必须学会始终专注于能为你的项目和客户带来最大利益的活动。你在保持专注和管理时间方面做得越好,你就会取得越多的成就,你的计划实施就会越成功。那么你是如何做到这一点的呢?这里有10个重要的时间管理策略可以帮助你做到这一点。

  1. 不要拖延-这是给定的,特别是当截止日期临近的时候。
  2. 安排自己-每日计划你的任务将使你保持在轨道上,并改进你的时间管理实践。与WorkflowMax作业管理您可以在一个地方查看您组织的所有工作、筛选不同的工作视图、查看人员分配以及重要的里程碑和日期,使您能够对自己和您的团队进行安排。
  3. 准备一个必做清单-而不是任务清单。不要纠结于不重要的任务。确定哪些任务在特定的时间范围内是重要的,只关注那些。使用WorkflowMax,你将永远不会错过另一个截止日期。关注重要日期,或者查看日历,查看即将到来的截止日期。
  4. 远离干扰-当你在工作的时候,屏蔽掉工作场所的所有干扰。这会让你集中精力完成任务。
  5. 优先考虑你的任务-不重要的任务会消耗你的精力和时间,你需要把这些时间花在紧急重要的任务上。
  6. 委托一些任务-不要试图一个人做所有的事情。把一些任务分派给你的同事或下属。这将帮助你高效地完成所有目标任务。你可以提前计划。使用Workflowmax,你可以看到谁在做什么通过了解资源容量,您可以确保均匀地分配了工作负载。
  7. 好管家-无论何时你急需资源,保持一切井井有条和整洁都能节省你获取资源的时间。因此,你不会浪费你的时间搜索所需的东西。
  8. 让自己远离压力-避免在工作场所承受压力。压力最终会降低你的工作效率,并严重影响你的健康。无论何时,只要你的任务持续时间较长,最好休息5 - 10分钟。
  9. 有勇气说吗没有-当分配给他们的工作超出他们的能力或限制时,大多数经理没有勇气说不。
  10. 审核每日进展-定期记录你的日常表现对磨练良好的时间管理技能非常重要。WorkflowMax您可以跟踪您的时间与估计通过巧妙的汇报,你可以掌握每天的进展情况。

跟踪项目中的时间

时间跟踪的重要性不应被低估。这不仅仅是关于卑微的工作时间记录和时间表;时间跟踪是项目工作的动力。

通过跟踪项目时间,您可以记录在单个任务和项目上花费的资源。随着时间的推移,你的时间表将变得越来越准确,这使你能够更好地计划、行动和预期。

跟踪时间还可以让你了解你和你的团队正在做什么。这是很重要的,毕竟,商业中两个巨大的未知是理解项目需要多少时间和资源。有了这些知识,当管理和分配资源时,你会更清楚地知道,你可以证明人力资源决策的合理性,最重要的是,对项目时间框架有一个现实的想法。

总的来说,在这个过程中产生的数据是提高生产力的金矿。有了适当的工具,您和您的团队就可以提高效率、激励和专注力,而不需要额外的努力或资源。那么它是怎么做到的呢?

时间跟踪如何提高员工生产力

  • 管理平衡的工作负载-通过实时跟踪团队的工作时间,你可以很好地了解每个人的能力。是否有人在压力下挣扎,而另一些人则相对自由?这些数据可以帮助您做出快速和明智的决定,以便您可以分配资源,以达到最大的效率。
  • 看看是什么阻碍了生产力-通过跟踪时间,生产率的障碍将很快变得明显。这包括无意义的会议、低效的流程和不必要的例行任务。通过查看你的时间都浪费在了哪里,你可以采取措施补救项目生产效率的最大损失。
  • 专注于最重要的事情-通过能够看到你在项目任务中实际花费了多少时间,你可以帮助你检查你的优先级。你是否把最重要的工作放在首位?你是否在无意义的任务上花费了太多的时间?
  • 更有效地利用时间-跟踪时间的一个简单好处是,增加了时间流逝的意识。这通常是一个巨大的激励存在。通过培养对时间重要性的更强的意识,更大的动力让你的时间算数。

选择合适的工具

选择正确的工具来记录你的时间是非常重要的。你需要确保你使用的工具能够满足你和公司的需求。考虑你的公司规模和已经在使用的工具。如果你的公司正在成长,你会想要一些可扩展的东西。如果您已经有了适当的工具,请完成一次审计,看看它是否满足您的需求。如果没有,考虑其他软件集成或全部集成到一个工具中。beplay官网违法么

最重要的是,确保你使用的任何东西都得到了恰当的利用。跟踪人们如何使用他们的追踪器。如果他们没有正确地使用它,你所有的数据见解都可能是扭曲的。最重要的是,提醒你的员工使用它!鼓励他们养成监控自己时间的习惯,最初的不断提醒会让他们在未来的一切都值得。

为什么不考虑WorkflowMax?一个完整的作业管理软件免费试用14天在美国,时间跟踪只是我们的专业领域之一。与六种不同的时间追踪方法在美国,让你的团队和项目保持在正轨上从来没有这么容易过。我们认为你会喜欢它:

  • 移动记录-你不再需要记住当天所有工作的细节。简单地记录你去的时间!
  • 输入时间回顾-忘记提交上周的时间表了?没问题!您可以回顾查看和输入时间。
  • 拜拜电子表格-员工可以在线完成自己的时间表,让你自由地处理自己的任务。
  • 你喜欢怎么看就怎么看-每周或每日查看或编辑工时表,以适应您的工作方式。

时间表的重要性

尽管出现了新的技术,但时间表的核心概念仍然在项目管理中发挥着不可思议的重要作用。最简单地说,时间表是用于时间跟踪的工具。它会记录你和你的团队在任务和项目上花费的时间。如果你想以时间为单位计费,你需要记录你的计费小时数。因此,工时表是许多基于服务的行业的关键需求。

除了输入工作时间外,如果记录准确,时间表还可以在业务或项目中带来许多好处。除此之外,你可以:

  • 通过衡量生产力来减少时间浪费
  • 比尔更准确
  • 跟踪项目成本
  • 基于强大的洞察力提高效率
  • 简化工资处理
  • 估计资源需求

你应该用什么?

当涉及到创建时间表时,您可以使用许多选项。当然,你可以有一个基于论文的手工系统,但这是缓慢和低效的。最容易完成和传播的时间表是那些自动链接到项目时间表的时间表。这就是WorkflowMax可以从中受益的地方

如果您所要做的只是从列表中选择任务,那么您将节省大量输入任务数据的时间。只需根据工作中的每个任务填写时间表。你可以通过计时器,持续时间,开始和结束时间,甚至通过手机。

一旦完成,你就会以喜欢的方式看待它。查看或编辑工时表在周或日视图,以适应您的工作方式。作为一个项目经理,你不再需要为你的员工填写时间表,让你可以自由地继续你的任务。更棒的是,整个过程是Xero集成的,所以你可以导出你的每周工资到所有领先的工资软件系统,以节省数据输入的时间。


总而言之

很快你就可以掌握自己的时间管理方法了。将这个过程与WorkflowMax结合使用,您将很快充分利用您的时间,并在项目中看到效率、生产力和利润的提高。

想知道更多关于时间管理的信息吗?看看这些关于如何更聪明地利用你的时间的链接:

WFM4998-Time-Management

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