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项目预算和调度


8.预算和进度

你几乎不相信。您的梦想项目刚刚登陆您的办公桌。多年来,你一直在追逐这个客户,知道这项工作将完全补充你的投资组合。再加上它的高调,这意味着许多新闻和自由宣传为您的业务。

但它比你以前所做的任何事情都要大。你不能放弃球。

兴奋地开始,你投入到项目中,枪林弹雨。但中途你会有一种下沉的感觉。你不会成功的。接下来两个月的预算已经超过了四分之三,突然之间,你的声誉(和对荣耀的憧憬)岌岌可危。

不幸的是,这种情况频繁发生。每天,高潜在的项目都被迫走向路边,拥有小便的客户,吹出预算和磨损的员工。但它不一定是这样!有一点规划,您可以留在预算和日程安排。

要开始,让我们来看看你在开始项目时可以放在适当的一般提示。

按进度和预算指示

一般项目计划提示,以帮助您保持预算和时间表

1.委任一名项目经理

线索是名称。为了你的项目来开始摇摆开始,你需要一个无所畏惧的领导者。“激光专注于细节”的人(通过队伍)可以在处理多个利益相关者,议程,预算的同时引导项目方向并对齐团队 - 更不用说客户!

认为自己是这份工作的合适人选?看看这篇文章,你会得到一些重要的建议:你想当项目经理?以下是你需要知道的一切

2.设定战略性项目目标和KPI

目标设置可以失控,快速“ -Trello

从你想要实现的宏观目标到微观目标和过程中的里程碑,设定具体目标以保持项目和团队在正轨上是很重要的。

  • 确保您的团队在目标上对齐,因此他们正在努力实现共同目的。
  • 找到一种匹配个人目标和职业目标的方法,这样你就能更好地挖掘每个人的动机。好消息是,你不需要独自完成这项工作——赶上团队,问问他们什么对他们来说是重要的!

3.使用项目beplay体育在线下载管理软件

白板和便利贴都有自己的时间和地点,但当你在处理一个巨大的规模和复杂性的项目时,有一个端到端项目管理软件beplay体育在线下载会是我的救命稻草

回到我的代理日,我们有一个“打桩系统” - 在巨型文件夹的项目结束时存储所有文书工作的低效方法。不用说没有人会像以往一样看待这些档案。

所以让自己一个忙,并开始使用一体化的在线工作管理系统!您享受的一些优惠包括:

  • 所有东西都在一个地方.WorkflowMax不需要使用多个互不关联的系统(一个时间跟踪软件,一个文件管理器,一个交流工具等等),它为你提供了从一端到另一端管理项目所需的一切。我们还集成了超过30个插件,所以你可以添加火力的软件,如果需要。
  • 简单时间表.不再试图在纸片或笨重的电子表格上记录员工的时间——员工甚至可以在工作中输入时间,如果他们在现场或外出,使用方便WorkflowMax移动应用程序.不相信?是在您的企业中实施时间跟踪软件的20个立竿见影的好处
  • 轻松跟踪项目状态,跟踪工作里程碑并查看项目管道中的内容。
  • 强大的报告能力让你了解项目的效率,让你确切地看到你在工作中赚取了多少利润。

4.建立沟通渠道

糟糕的沟通会导致项目延迟、受挫和全方位的坏运气。通过创造一个开放的环境,确保你可以避免上述问题——在这个环境中,人们可以问问题、分享想法、表达关切。你使用的通讯工具或应用程序是什么?你多久与团队和/或客户确认一次?作为一名经理,你是否随时待命?

状态会议,沟通计划——总是知道发生了什么

5.设定期望

“确定期望的最佳方式是早期和经常” -项目管理指南,管理期望

携手致手10,管理期望是成功项目的重要组成部分。如果您有良好的沟通过程,而不是在最后一刻丢弃重磅炸弹,而是专注于在整个项目中保持利益相关者,您将能够管理期望。有关更多信息,请退房这漂亮的指导管理的期望。

6.回顾以前的类似项目

很容易忘记这个 - 毕竟,一旦项目完成,诱惑就是将其搁置并为下一个腾出空间腾出空间。但从过去的学习是非常有价值的。同样,如果您使用系统来管理您的项目,您将能够挖掘作业模板和以前的报告,并将其保证 - 节省时间和精力。

7.庆祝成功

虽然写下重大的里程碑感觉很棒,但停下来承认沿途的小成功也同样重要。这可以是每周向那周的高绩效员工大声欢呼,团队午餐或鼓励。庆祝成功是一种有形的方式,标志着进步,创造信心和积极的感觉,这只会让你和你的团队以最好的方式迎接下一个挑战。

阅读更多:为什么你应该庆祝你的胜利

8.选择正确的团队

选择团队时,您需要确保他们满足您的所有要求。了解项目范围将有助于确定您的团队中所需的技能集。如果您有责任组装A-Team,请意识到以下内容:是否会发生冲突性格?有可能是有价值的现实电视吗?

在我们使用的Xero盘资料为了了解不同的团队成员是如何工作的,虽然个性测试有其局限性,但它们在说明工作偏好的差异方面肯定是有帮助的。Drift将人分为“制造者”和完美主义者-这也是一种有趣的看待方式!

需要确保的关键是:

  • 让他们从一开始就涉及它们
  • 了解他们的优势和劣势
  • 确保他们了解项目目标和时间表

9.有高层参与吗

企业高管的角色是支持公司范围内的所有项目,并确保项目与公司目标相联系。作为其中的一部分,执行人员支持项目,协助解决冲突,提供指导,并为成功提供预算和资源。没有你的主管在董事会不仅会对你的项目不利,也会使你的工作更加困难。尽早和经常地邀请高级主管是让他们参与你的项目的好方法,并有助于限制他们对任何令人不快的意外的看法。

10.使用适当的项目管理方法

为了成功地处理任何项目,你都需要一些适当的计划。这个计划不仅仅是关于谁做什么、什么时候做的时间表——它定义了您的整个方法——您如何计划处理项目、处理风险因素、管理您的资源,以及测试每个迭代。

输入项目管理方法。通过选择既定的项目方法,您每次开始新项目时都不要重新发明流程 - 您只能阐述步骤并进入!每个人都可以从一个结构化的方法中受益于项目交付,这样做,运行项目将变得更快,更顺畅,更高效

只要确保您选择了合适的方法,毕竟不是所有的方法都适合所有的项目。幸运的是我们可以帮忙。点击这里查看我们的博客。

在计划和预算计算机屏幕上


管理预算和进度的核心过程

有了一般的技巧,让我们看看一些经过尝试和测试的关键流程,您可以使用这些流程来确保项目按时并按预算运行。

1.创建并维护项目计划

项目管理计划作为正式批准的文件,列出了项目如何执行、监控和控制的总体战略。项目管理计划组织并包含复杂和相互关联的信息线索。没有一个人能够存储和保留一个大型项目的所有细节元素。要学习如何创建项目管理计划,请前往我们的岗位。

2.在开始时定义项目范围

这是你的英雄宣言或执行摘要,将保持项目的重点。它应该对每个参与项目的人都可用。它是一份书面文件,明确列出:

  • 项目的核心目标和利益
  • 主要目标
  • 可交付成果
  • 重要的里程碑
  • 复习时间和其他津贴
  • 关闭

3.在一开始就定义预算

在任何项目开始之前,项目经理都可能面临团队中任何人面临的最大挑战,即确定项目预算。他们将需要决定在项目开始时设定的基线预算,并且随着项目的推进,根据项目过程中发生的实际成本继续监控和调整预算。

项目预算作为指导方针,包括一个公司或一个公司内的团队所承担的所有费用。计算成本包括人力资源成本等;与项目相关的材料成本;办公资源和消耗品。由于有如此多的变量,项目预算并不是为了类似于发票,而是一种指导方针,以帮助团队完成任务,并让客户意识到持续的成本。项目经理与预算委员会或主要开发人员一起计算这些潜在成本。

4.确定关键路径

专注于关键路径可以帮助你按时,甚至提前交付项目。那么它是什么,我们如何确定它?

  1. 列出所有必要的任务并估计时间:使用您在项目进度表过程中准备的信息。
  2. 优先考虑的任务:这将按照需要首先完成的任务来划分,但您还必须决定哪些任务具有最高的优先级。
  3. 制作甘特图:务必使用先前确定的时间估计,并根据优先级调整任务
  4. 确定关键路径:甘特图上最长的任务路径是关键路径。您的项目不应该运行超过这个时间。用这个方法来跟踪你的进步,并按计划行事。

5.创建一个风险管理计划

考虑并记录所有可预见的风险和潜在问题。风险管理是项目管理计划的一部分不仅应详细说明潜在风险,还应制定管理、控制和降低风险的初步方法。常见的风险包括:

  • 不切实际的正规
  • 不切实际的成本估算
  • 与客户或客户突然变化beplay体育1.1.4
  • 削减预算
  • 人员和资源的变化

项目风险管理应该定义、分析并应对项目生命周期中出现的任何风险。这将有助于项目保持正轨并实现其目标。风险是尚未发生的问题。如果确定的风险成为现实,那么它们就被称为“问题”。风险管理在风险成为问题之前就对其进行识别、分类、区分轻重缓急并制定计划。

6.创建项目进度表

项目管理进度表是一个文档,它概述了需要完成的任务、完成任务的顺序、需要哪些资源、如何分配这些资源,以及不同任务需要的时间。最终,项目进度可以帮助项目经理与他们的团队成员和涉众进行沟通和协作,确保项目保持正轨。

有关如何创建项目时间表的更多信息,请访问我们关于项目时间表的博客。

7.启动项目并开会会议

聘请实际上是您项目的每个人,您甚至可能想要接近利益相关者和客户。一个团体头脑风暴会话是一个很好的启动方式。所有这些各方都会有独特的见解,以达到多长时间的时间以及他们的能力是多少。你甚至可以赢得一些进程。

8.设定现实的时间

对于任何项目,每天可以实现的最终限制在当天的小时数。无论我们工作多么努力或我们投入工作有多少人,只有24个小时。那么为什么它比某些企业在他们的时间比其他企业达到了更多?答案在于有效的项目时间管理。要设置现实的时机,请考虑按照计划计划管理进程以让您追踪。

9.设置进度回顾和预测资源使用情况

设置项目日程表是管理任何项目的关键成功因素。如果您没有定期与团队会面进行审核,则难以确保每个人都在努力解决正确的任务,并进展正在跟踪计划。

项目经理还应审查目前正在开展项目的人数,并每周审查项目的未来资源需求。这样做会确保您充分利用您拥有的资源,并且您拥有正确的资源,为该项目的其余部分准备了准备。定期重新审视资源预测将有助于保持您的项目预算,并避免范围蠕变。

10.能够识别红旗并迅速行动

如果您已成为一个以上的项目,您将更清楚您的“红旗”是什么以及它们如何继续影响您的项目。考虑到这一点,你可以开始关注他们的目光,并相应地进行调整,而不是反应整个场景。如果您是现场的新手,请考虑让您的团队参与可能会出现的障碍,并注意到您当前的项目中提出的内容。

11.是否有应急计划

我们都知道没有一个项目是完美的,无论我们制定了多少计划,一些我们无法控制的事情总会出现,让我们无法完成任务。作为一个项目经理,你需要相应地和主动地适应任何变量,以将其影响最小化。在这里,先见之明是一笔巨大的财富。为项目的每个阶段和里程碑制定应急计划。利用你过去的项目经验,告诉你可能会发生什么,以及什么是最好的解决方法。做好准备。

12.跟踪项目团队成员的时间

时间跟踪的重要性不应低估。这不仅仅是勇敢的日志和时间表;时间跟踪是促进项目工作的燃料。

跟踪时间还可以让你了解你和你的团队正在做什么。这是很重要的,毕竟,商业中两个巨大的未知是理解项目需要多少时间和资源。有了这些知识,当管理和分配资源时,你会更清楚地知道,你可以证明人力资源决策的合理性,最重要的是,对项目时间框架有一个现实的想法。

总的来说,在这个过程中产生的数据是提高生产力的金矿。有了适当的工具,您和您的团队就可以提高效率、激励和专注力,而不需要额外的努力或资源。

寻找一个可以轻松管理您的工具,WorkflowMax是它。阅读更多信息在这里跟踪时间。

13.对于更大的项目,持续地根据原计划进行预测

如果您完成了项目计划流程,则应留下一个基线计划.这个基线时间表是固定的,所以它是项目时间表的最佳参考点。通过不断检查您与原始计划的位置,您可以快速识别预期交付日期和当前任务进度之间的任何差距。

14.正式结束项目,并根据目标和kpi衡量绩效

在您的项目完成时,执行最终的逐步审查是一个好主意。如果您在整个项目中记录了每个步骤,您将使您的任务更容易。检查进展顺利,在哪些领域缺乏您的期望。当您开始计划下一个项目时,您收集的信息可能非常有用。

按进度和预算施工


如果您发现预算或计划滑倒,您能做什么?

假设你发现自己在项目进行到一半的时候,预算和进度都失去了控制。更糟糕的是,你的经理和客户都紧盯着你,你能怎么办?

您作为项目经理的首要任务是尝试并建立原因。如果您在不知道原因的情况下开始寻找补救措施,您可能会在轨道上发现自己在同样的情况下。首先审查您的原始项目计划。毕竟,它显然没有按计划工作。查看您的资源分配,工作流程,依赖关系和时间约束活动。如果这里有问题,它应该很快变得明显。

一旦你知道你可以进入下一个步骤,找到解决方案。您现在还不需要联系客户。什么样的解决方案最适合您,可能取决于您在项目日程表中的位置。一开始吗?你将有更多的选择。如果没有,不要担心,不是所有的希望都失去了!让我们看看下面的一些关键选项。

项目恢复技术:

1.先做重要的事

要恢复,而不是不恢复,这是一个问题。这是个不错的开始。如果有超出你控制范围的因素,尝试恢复可能就没有意义了。考虑以下:

  • 需要改变吗?如果是,是否应该放弃当前的项目,并开始一个新的项目?
  • 优先事项改变了吗?如果是这样,请考虑将项目搁置。
  • 还有足够的资金吗?如果没有,考虑如何分配更多,或者您的项目是否应该完全停止。

2.压缩你的时间表

如果您汇总了项目时间表,您可以使用两种压缩技术,以便回到轨道上。这些技术可通过有效应用资源,帮助您完成某些任务。

  • 崩溃是一种将额外资源分配给任务的方法。显然,问题出现了,你从哪里得到这些资源和增加的成本,如果经常相关。
  • 快速跟踪另一种方法。在这种情况下,任务被重新安排,使它们可以同时完成,而不是按顺序完成。但是,请谨慎使用。这种方法带来了任务和改变被忽视的风险,并进一步减慢了进度。

3.防止对范围的任何进一步更改

范围蔓延是一个项目面临的破坏性问题之一。如果视野是不断变化的,就像击中一个移动的目标。通常在项目一开始就被解决,现在你可以做一些事情来缓解你的问题:

  • 建立一个共享的业务愿景
  • 定义项目范围
  • 获得定价权
  • 在虚线上签名
  • 使用项目管理工具
  • 学会说不!

有关更多信息,请前往我们的帖子如何克服范围蔓延

4.缩小工作范围

也许你在这里的原因是因为你的项目的初始范围太大,无论你如何努力都无法在分配的时间内完成。如果是这种情况,考虑修改范围,让事情回到可管理的水平。开始考虑你可以删除的东西,或者把一个阶段推迟到以后。

5.减少项目团队

如果你的预算比你的时间表更紧迫,考虑减少项目团队的人员数量。显然,随着人力资源的减少,你的费用将会减少,但记住,你需要考虑到由此导致的时间轴的延长。

6.删除不必要的会议

曾经被邀请参加一个你已经离开的参加,所有人都只是坐在一个房间里2小时听到一个对你没有相关的话题?会议是一个很大的时间汇,所以开始更积极主动你需要的会议,谁需要在他们身边。

7.重新分配或交换资源

也许你发现某些资源只是不适用于你,也许某些工作人员并不像你第一次想象的那样有效,或者可能会增加一些资源。考虑将资源分配短期或将它们交换给他们可能更富有成效的区域。只记得考虑可能在时间表中其他地方发生的影响。

8.加班

当我们说没有人喜欢加班的时候,我们同意你的观点,但如果你的时间表偏离了轨道,可能需要在过渡期间扭转局面。如果过度加班,员工的积极性和士气可能会下降。最好从一开始就对你的团队开诚布公,并为人们的工作设定一个结束日期。在最后奖励他们也不会错。

WFM4998-On-Schedule-and-Budget-Cover

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