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项目管理制约因素


9.约束

毫无疑问,所有项目都有它们的困难,但什么往往是最有问题的?如果你向任何一位经验丰富的项目经理询问项目管理中最具挑战性的方面,你很可能会得到一些类似于“管理约束”的东西。

作为一名项目经理,您需要了解,您的工作的主要部分是管理约束。一般来说,约束可能会影响您管理项目的方式,在某些情况下,可能会对项目的成功产生相当大的影响。

那么它们到底是什么呢?简单地说,项目约束是限制项目期望结果的约束。以项目范围为例,这是对项目预期完成内容的限制。

由于约束限制了项目选项,并可能导致严重的权衡,因此需要仔细考虑。现在让我们来看看一些常见的限制条件,理解这些限制条件可以让你在下一个项目中更好地处理它们。

典型项目的约束

项目管理三角项目管理三角约束您很可能在项目管理过程中的某个时刻遇到了“项目管理”或“三重约束”三角。此三角形概括了在任何项目中起作用的三个基本约束。如果您考虑一下,在交付项目时,这三个约束都与项目经理的总体目标相匹配:

  • 在预算内或预算内
  • 准时和
  • 按照约定的范围

范围

范围与项目本身有关。你要做什么?你的任务是什么?需要完成哪些目标?范围通常在项目开始之前被完全细化,并被所有涉众理解,以避免未来的问题。您必须确定满足此范围的需求所需的时间和成本,但有时它会发生变化。你可以体验范围蠕变如果客户改变了主意,他们想要什么。如果管理不当,无论是时间还是成本都必须有所调整。

时间

一切都需要时间。每个任务、每个会议、每个过程。这些花费的时间可能会有所不同,但主要决定因素是分配给它们的资源的数量和专业知识(您的成本)。您需要的时间量最终由项目范围决定。通过实施项目管理计划,您可以确保全面概述项目范围,并创建一个知情的时间表。通过完成项目进度表或时间管理计划,您可以帮助确保完成任务。在一天结束时,你的最终时间目标是赶上最后期限。

成本

项目的成本与范围有明确的联系。客户会给你一个预算,在项目管理规划过程中,你的工作就是确定预算是否可行。只有在非常罕见的情况下,预算才会在项目期间发生变化,因此确保您拥有这一权利至关重要。在一天结束时,你必须按照约定的预算完成承诺。

品质

质量带来成本。如果您的客户有一定的期望或质量要求,这将直接影响项目成本约束。如果这是已知的,您的项目成本应该准确反映这一点。

资源

项目期间使用的工具、设备、软件和材料等被视为项目资源,项目团队成员被视为人力资源,两者分别是项目约束。有效地涵盖了完成项目所需的人员和内容。

你所拥有的资源将决定什么时候可以完成任务。例如,缺乏熟练的团队成员可能会拖延时间,或者新的软件需求会增加成本,需要时间来学习。

其他

  • 顾客满意度
    顾客满意是最重要的。就您的业务成功而言,确保您的客户满意将有助于实现可持续和长期经营的业务。毕竟,从最简单的意义上讲,业务是以客户为中心的。他们是企业的主要收入来源,如果你不能让你的客户满意,你就会危及到这一点。beplay体育1.1.4
  • 风险容忍度
    你的担保人愿意承担的风险。
  • 业务/组织
    业务约束包括业务无法更改的任何影响项目的内容。例如,企业可能对合作伙伴或客户有不容忽视的承诺。beplay体育1.1.4
  • 尽职调查
    尽职调查是对您和您的业务合理预期的谨慎、判断和调查水平。由于尽职调查在大多数情况下是一项法律要求或职业道德,因此通常不能忽视这一点,以加快流程。
  • 基础设施
    使用带有it约束的现有基础架构。例如,旧的计算机硬件将有速度和功能限制。
  • 合法的
    限制项目选项的法律、法规或协议,并确定项目必须在其中运行的法律环境。
  • 项目管理方法
    要求在项目中使用特定的方法,例如特定的项目管理方法。更多信息请点击这里。
  • 物理
    一种物理上的限制,如可建造房产的土地面积,或存放库存的仓库面积。
  • 采购
    交付项目时必须遵循的采购惯例、程序或过程。
  • 技术
    一种超出你控制范围的强加的技术限制,比如你的客户希望你在一个特定的平台上建立他们的网站。缺乏新技术知识、培训需求等也可能与此有关。

限制计算机


约束、假设和风险:

当涉及到项目管理时,您经常会听到术语约束、假设和风险被定期抛出。尽管它们经常被组合在一起,但重要的是要注意到它们不是同一件事。那么它们有什么不同呢?我们已经知道约束条件是什么了,让我们更深入地看看剩下的项。

假设

在我们的职业生涯中,我们都听说过假设是不好的。我们不应该假设,因为它让“你和我的屁股”。但事实是,在某些情况下,由于信息不完整或需要保持事物运行,需要做出假设。那么它们是什么呢?简单地说,假设是我们认为是正确的因素,尽管它们没有被证实是正确的。

事实上,我们每天都在做假设。想想你早上醒来的时候。你去上班的时间是基于你对交通状况的假设和路上需要停车的时间来计算的。当然,你上班迟到的风险总是存在的,因为可能交通状况比你想象的要糟糕,或者你没有意识到你需要停下来加油。

假设增加了项目的风险,因为它们可能被证明是错误的。如果不涉及任何风险,你就不是在处理一个假设。显然,假设越充分越好,但我们仍在玩弄未知数,因此风险程度仍将存在。假设最终可能会影响项目中的任何一点,因此记录和分析这些假设非常重要。

风险

风险不仅仅局限于假设。根据定义,项目风险是一种不确定的事件或条件,如果它发生,将对至少一个项目目标产生影响。有了假设,我们就会对结果的风险有一些了解,如果它们没有被证明是正确的,以及这些结果是积极的还是消极的。然而,其他风险可能会凭空冒出来。

这就是风险管理的关键所在。作为项目管理计划的一部分,风险管理提供了思考和记录所有可预见风险和潜在问题的机会。显然,我们可以忽略未知因素,但风险管理还允许您采取预防措施来管理、控制和减少您熟悉的风险,从而帮助您的项目保持在正轨上。

约束如何区别于假设和风险?

当我们处理约束时,我们是在处理固定的条件或限制,在项目中我们能做什么不能做什么。我们清楚地知道它们是什么。当我们处理风险和假设时,在某种程度上我们是在处理未知。我们可能不存在风险,直到它出现在项目中,我们可能知道存在风险,但我们不知道何时或是否会出现,或者我们可能对我们的假设有信心,但我们不知道是否或何时会被证明是错误的。

这里需要意识到的重要事情是,所有这些后果都可以通过适当的计划和准备来减轻。显然,针对我们所知道的内容进行计划会更容易一些,例如约束,但如果您在之前的项目中对这些内容进行了全面的文档记录和分析,您就会了解更多信息。您将知道它们对项目有什么影响,它们可能出现在哪里,以及处理这些问题的合适策略。


项目约束如何影响项目:

我们现在知道了什么是项目约束,但是它们如何真正影响我们的项目呢?让我们看几个例子,但在我们开始之前,有一件事我们需要理解。项目约束通常被认为在某种程度上是相互排斥的。让我们以项目管理三角形为例,假设对一个约束进行更改将影响其他约束中的一个或两个,如果您愿意,这是一种权衡。例如,增加项目的范围可能需要更多的时间和金钱。让我们来看更多的例子:

1.建设和施工

在住宅建设进行到一半时,房地产市场出现明显的不利情况,开发商突然削减了你的项目预算。

影响:范围被削减,质量被降低,时间表被推迟,以便找到更便宜的资源。在这种情况下,最重要的约束是成本(开发者愿意花的钱)。

2.IT服务

在软件开发项目期间,您的客户扩大了范围。在了解了竞争对手提供的服务后,客户要求在软件中添加额外的功能。为了竞争,这些额外的功能是必要的。

影响:由于推迟最终交付日期,预算和进度增加。更多的人加入进来,以尽量减少对项目进度的干扰,从而增加项目的总成本。在这种情况下,最重要的约束是范围(软件的特性)。

3.创意机构

在一个创建新产品品牌的项目中,你的客户的发布日期提前了两周,与即将到来的一个主要行业展会相吻合,他们想要向公众推出他们的新产品。

影响:随着更多的人加入以满足新的截止日期,成本增加。与品牌一起产生的某些营销宣传品被推迟,以缩短交付时间并满足新的午餐日期。在这种情况下,最重要的限制是时间(项目进度)。

在这些情况下,项目经理需要重新平衡其他因素,以处理新的项目约束并保持客户满意。正如我们所看到的,古老的谚语说,你只能从中选择两种便宜的,或好的适用。被称为"选两个“原则上,当给予三种期望的品质或期望时,很可能只有两种才能共存。在大多数情况下,项目经理将负责权衡一个约束与另一个约束,以达到最佳结果。

约束团队工作


如何管理项目约束:

首先,重要的是要明白约束总是存在的。你所拥有的每个项目都不可避免地会有一些不同,所以你所面临的限制也不会保持不变。管理您的项目限制和拥有一个成功的项目的关键是透明度。

为了实现透明度,每个项目团队成员和利益相关者都应该了解情况,确定优先级,每个人都应该充分理解项目目标。这对于管理高层约束尤其重要,如组织文化、利益相关者购买等,以及任何人的约束。

对于基于资源的约束,管理这些约束的官方步骤和流程更为明确。对于需要在成本、资源、时间和范围等方面进行约束的实例,考虑实施以下技术:

  • 利用关键链项目管理来跟踪积极的进度,管理高技能和高价格的资源。更多信息请点击这里。
  • 减少分配给每个团队成员的任务数量,以降低成本或加快流程(如果增加了其他员工)。
  • 利用可能未充分利用的项目资源。
  • 通过为以后安排独立任务,只关注关键任务。
  • 采用积极的“任务完成”方法,而不是“以时间为中心”的方法。
  • 限制或消除多任务处理,以便集中精力。
  • 在你的计划和项目管理计划中建立缓冲,给你一些形式的突发事件。这意味着,当约束条件生效时,时间、成本和范围仍然可以成功地管理。

通过了解您的项目可以“弯曲”和不能“弯曲”的地方,相应地准备约束条件,并积极监控和执行约束条件,您将能够更好地做出正确的决策并交付成功的项目。

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管理项目的约束
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