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项目资源管理


4.项目资源管理:项目成功交付的关键

项目经理擅长创建项目管理计划。但是,如果没有资源来完成上述项目,世界上没有任何计划可以帮助您实现可交付成果。

这就是项目资源管理的作用所在。简单地说,这是我们在任何类型的项目中组织、获取和部署资源的方式。

资源管理人员规划


项目中的“资源”是什么?

“资源”可以是任何东西,从人、材料和设备,到知识和时间。这些资源是有限的,尽可能有效地利用它们对企业的底线至关重要。努力管理你的资源?请继续阅读,找出有效的项目资源管理和最佳实践技巧。


项目资源管理与项目管理有何不同?

项目管理、项目资源管理和资源规划有时会相互误解,这些术语经常互换使用。虽然它们是相互关联的,但我们必须认识到它们本质上是不同的组成部分。

项目管理是一种系统的方法来规划和指导项目从构思到完成的过程。项目资源管理是项目管理计划的重要组成部分,而资源规划是项目资源管理过程中的一个步骤。


3个步骤#美丽的项目资源管理

步骤1 -创建项目资源计划

项目资源计划帮助您确定成功完成项目所需的所有资源。你的计划应该是可行的,详细的,并且在项目的整个生命周期中定期更新。

首先,经历一个“数据收集”的过程

这是你需要确定你有什么资源可以支配的地方。定期调查你的库存是值得的,这样你就可以对手头的材料有一个大致的了解,或者确保你有一个中央员工日历,这样你就可以知道任何预约的休假或安排的承包商。

“资源估计”通常会同时发生

顾名思义,这是关于预测完成这个项目需要多少资源。例如,如果你是一家创意公司,当新项目简报提交时,你可能会根据你预计的项目所需时间(工时)向客户发送一份估算。

通常情况下,如果你在做类似的工作,你会很清楚完成某些工作或任务需要多长时间。关于使用像WorkflowMax这样的系统您可以为不同的报价创建自定义模板,使流程更快、更精简。

利用“资源分解结构”。这是按类别和类型对资源进行的分层分解。这将详细说明所有资源,并将它们划分和细分为类,直到所有内容都已说明。确保包括人力资源、设备和用品。资源分解结构将有助于准确估计项目成本。

第2步-制定资源计划

一旦您了解了手头的资源及其可用性,您就需要创建一个计划来管理它们。为最坏的情况做计划是有用的,这就是“关键路径”概念的由来。这是完成这个项目所需要的最长时间。要估计这一点,列出完成项目所需的所有任务,记下每个任务的持续时间、任何任务的依赖关系、相关的里程碑和可交付成果。

这将帮助您确定您计划的任务到达项目结束所需要的最长路径,以及在不影响项目进度的情况下,每个任务可以开始和结束的最早和最晚时间。了解关键路径还可以帮助您管理可怕的项目溢出。

步骤3 -为自己设定最佳的资源分配

资源分配是指以最有效、最经济的方式分配和调度可用资源。不幸的是,项目经常由于项目限制管理不善和/或资源分配不当而脱轨。

为什么项目会因为资源分配不当而失败

1 .过度承诺,不会说“不””。这对小型企业来说尤其是个问题,他们为了赢得更多的工作或取悦客户,可能会同意一些项目,尽管这些项目已经满负荷运转了。这将导致资源过度分配、工作质量低下、错过最后期限——总的来说,这是一种灾难的处方。

2 -不知道手头的资源。如果没有手头材料或物理容量的实时视图,就很容易过度分配资源。

3 -不匹配正确的资源和正确的任务。伟大的项目经理会发挥人的长处,随意地将资源分配到项目或任务中会导致效率低下。

如何识别和避免资源过度配置

如果您正在使用在线资源调度软件,那么当您的资源接近饱和时,您可能会收到警报和通知。通常,了解周围发生的事情也很有帮助。你的员工是不是总是加班到很晚,看起来压力很大,工作很辛苦?这些都是过度配置的警告信号。

幸运的是,有一些方法可以让你回到正轨:

  • 投资现代工具!PlanRight是否有一个功能强大的调度和容量管理软件将#完美地集成在一起beplay体育在线下载项目管理软件WorkflowMax
  • 当你知道自己已经满负荷工作时,就把新项目拒之门外,或者把它们外包出去。
  • 有效的跟踪时间。WorkflowMax为员工提供了6种轻松跟踪时间的方法。
  • 使用“责任分配矩阵”,让每个人都能看到。这概述了人们在整个项目中执行某些任务时的角色和责任。它的主要功能是作为一个实际的文件,显示哪些资源负责哪些任务。它不是简单地列出谁将完成什么任务,而是他们的角色——例如,谁将监督任务,谁可以得到帮助,谁可能为任务提供材料,或者谁需要被告知进度和时间等。

资源优化和处理资源约束

资源过度配置既昂贵又低效。成功项目和工作盈利的圣杯是能够优化你的资源,使它们被最经济地使用。

在理想的情况下,我们所有的项目都能顺利进行,并且不会偏离计划。不幸的是,在现实世界中,各种意想不到的事情都可能发生,从而导致项目脱轨。在开始任何项目之前,找出资源优化的潜在障碍并准备好B计划是很有帮助的。

资源均衡(也称为“资源平滑”)是管理资源可用性、任何b计划和资源约束的好方法。这是一个不断进行的过程,是关于适应性的——例如,当工作人员似乎忙得不可开交时,延长最后期限,或者当显然前一项任务以更快的速度或更少的资源完成时,可能比预期提前开始一个阶段。这是一个直观的过程,应该持续进行。

资源管理建设


成功的资源管理的最佳实践

似乎有很多东西需要记住,但是通过适当的计划,您将能够实现最有效的资源管理。以下是一个快速总结,你应该做什么,以保持在正轨上:

  • 创建一个可靠的资源计划,并在项目的整个生命周期内定期审查。
  • 投资于正确的工具!使用具有容量规划功能的优秀项目管理软件,您将能够避免工作流意外。beplay体育在线下载
  • 深入报道。在线系统的另一个好处是,你可以获得一系列全面的绩效、员工和时间报告。

总之

请记住,项目资源管理是项目管理计划的重要组成部分。这需要一点计划,但一个系统的方法将使你成功。首先,创建一个项目资源计划,然后是一个详细的项目进度表,最后采取所有必要的步骤来确保最佳的资源分配。

WFM4998-Resource-Management

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