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项目调度


6.项目调度

暂时放下你的工作,想象一下你正在计划一件日常生活中的重要事件。也许是生日、婚礼或家庭度假。你会先采取哪些步骤?

你可能会先决定地点,日期,你要做什么活动,如果是生日和婚礼,缩小宾客名单和每个人坐的位置。管理一个项目也不例外。

项目经理使用项目进度表向其团队和利益相关者传达重要信息。这是项目规划阶段的一个关键步骤,所以让我们花一点时间进一步探讨这个概念。

新的项目计划,或只是需要一个复习?这本指南是给你的。我们将提供明确的概述、最佳实践和有用的提示,以便您可以开始创建时间表,帮助您和您的团队按时完成项目。

为了让那些对我们的旅程陌生的人,或者那些需要一点提神的人受益,让我们开始实际的项目日程安排。

项目调度架构师

什么是项目时间表?

项目管理进度表是一份文件,概述了需要完成的任务、应完成的顺序、需要哪些资源、如何分配资源以及各种任务所需的时间。最终,项目进度表有助于项目经理与其团队成员和利益相关者进行沟通和协作,确保项目按计划进行。

你可能在想,“这似乎有点像项目计划?”重要的是要在这里区分,尽管每一项都在确保项目按时完成方面发挥着重要作用,术语“项目计划”和“项目进度安排”是项目管理计划的两个完全不同的部分。

将项目计划视为所有计划工作的最终成果,并汇编成一份正式的文档,如果愿意,它是一份广泛指导项目的蓝图。或者,可以将项目进度计划视为一种工具,用于确定项目计划中的特定任务,并根据时间框架和顺序查看这些任务。


有什么好处?

那么,您所问的实施项目进度计划的意义是什么?精心编制的项目进度表实际上有很多好处:

  • 管理者、团队成员和利益相关者都可以跟踪进度、设定和管理期望、沟通和协作。
  • 任务和可交付成果可以被监控和控制,以确保及时交付项目——如果确实发生延迟,您可以轻松评估其影响并进行必要的调整。
  • 通过提高计算、跟踪和报告成本的能力(时间和资源是影响项目预算的主要因素),提高盈利能力。
  • 改进的项目洞察将人员和资源分配到最需要的地方,帮助实现项目目标

如何创建项目进度表

那么,您所问的实施项目进度计划的意义是什么?精心编制的项目进度表实际上有很多好处:

  • 管理者、团队成员和利益相关者都可以跟踪进度、设定和管理期望、沟通和协作。
  • 任务和可交付成果可以被监控和控制,以确保及时交付项目——如果确实发生延迟,您可以轻松评估其影响并进行必要的调整。
  • 通过提高计算、跟踪和报告成本的能力(时间和资源是影响项目预算的主要因素),提高盈利能力。
  • 改进的项目洞察将人员和资源分配到最需要的地方,帮助实现项目目标

项目进度计划指向


项目管理时间表的类型

现在,在你开始建立你的时间表之前,你需要决定你需要使用什么类型。这在很大程度上取决于项目的复杂性。一般的经验法则是:t你的项目越复杂,你的日程安排就越全面. 有三种类型的计划可供选择,它们的复杂程度都在上升:

1.项目总进度表

如果你有一个相对简单的项目,这就是你想要的。项目主进度计划在项目的早期规划阶段制定,包括基本工作项列表、时间表和/或日历。这提供了主要可交付成果和任务的高层次概要,以及完成它们所需的时间。

2.里程碑计划

这比主项目进度表更先进,适用于有多个关键截止日期的大型项目。这有时被称为“概要时间表”,通常使用条形图来描绘随着时间推移的行动。这将为您提供重要里程碑的快照,如果经常在整个项目中使用。

3.详细的项目进度

如果您有一个大型的、复杂的项目,那么这个深入的时间表非常适合您。这也可以在整个项目中使用,并且根据项目的复杂性,可以分为各个阶段,这些阶段可能有自己的子进度表。

项目经理将使用这些详细的时间表:

  • 每天、每小时或每周跟踪和管理工作
  • 向利益相关者传达进展情况
  • 识别、跟踪和规划工作项之间的关系(或“依赖关系”)
  • 识别、跟踪和计划资源、工作项或截止日期的任何限制
  • 更有效地管理资源,使项目保持正常运行

创建项目计划的过程

现在您已经确定了要使用的项目管理计划的类型,我们可以开始构建它了。此过程可能因您所在的行业、组织甚至项目类型而异,但您应遵循以下建议步骤:

1.从你的团队开始

让所有实际参与项目的人都参与进来,你甚至可能想要接触利益相关者和客户。集体集思广益是一个很好的开始。所有各方都将对事情需要多长时间以及他们的能力有独特的见解。你甚至可以在这个过程中赢得一些购买。

2.覆盖项目范围

查看您在项目管理计划中概述的项目范围。这将设置所需内容的基线,并使每个人都在同一页面上。

3.列出所需的所有任务

如果您在项目管理计划中完成了工作分解结构,那么您的起点是正确的。如果没有,请在此阅读更多信息. 最终,您需要一个列出所有任务的列表,进一步细分为具体的可交付成果。

4.确定依赖关系

有时某些任务只能在另一个任务完成后才能完成,或者可能需要同时启动。想想看,除非你在烤面包机里烤面包,否则你是吃不到烤面包的,你会想把你的面包和烤面包机同时从橱柜里拿出来,以便更快地吃早餐。确定哪些任务依赖于他人,并将其规划出来。考虑在你的日程表上稍微放松一下,给自己一些好处。有时候我们都知道事情的发展。

5.将任务分阶段分组

随着您的项目时间表和工作分解结构的包装,您现在应该有一个需要完成的任务列表。您会注意到缺少的是如何或何时完成这些。在任务列表中,引用依赖项,并按照需要启动的顺序对它们进行排序。为了帮助解决问题,为什么不考虑使用这样一张表格来让所有的鸭子排成一行。

6.创建里程碑

项目里程碑是沿着项目时间表出现的一个重要的、有标记的进度点。一般来说,里程碑表示项目开发过程中的一个重要变化或步骤,并表明您在项目进展中所处的位置。里程碑与项目任务或可交付成果不同。它们在项目规划的顺序中处于较高的位置,并且往往更一般。我们这里有一个关于项目里程碑的完整指南

7.估计任务所需资源

资源分配是管理任何项目的关键部分。所有任务都需要资源才能完成。您将需要人力资源、设备和用品,以及每种物品的数量。要估计资源需求,请考虑:

  • 事情需要完成的顺序
  • 假期和病假等时间限制
  • 成本限制
  • 技能和经验

最好的估计参考是历史数据。回顾你过去做过的事情,注意哪些地方资源不足或过剩。另外,不要犹豫,和负责不同任务的人谈谈。在估计时间方面,这有时有点困难。前往我们的项目时间管理岗位了解更多信息。

8.分配资源

有时,将任务分配给他们的“所有者”是有帮助的,他们将负责完成任务。通过这样做,您将能够对正在完成的工作实现更大的粒度控制。

9.计划你的人

现在您对基本任务和时间线有了概念,可以开始将人员添加到计划中。将具备适当技能的人员配对到适当的活动中。要记住,人们的生产力并不是100%。一个常见的经验法则是将他们80%的时间分配给项目,20%的时间分配给管理员等。给你的日程安排一点时间。

10进行风险分析

确定项目中可能涉及的风险可以帮助您相应地安排进度。给自己一些回旋的空间来适应和处理已识别和未识别的风险。您的风险可能包括:

  • 资源不可用
  • 错误的时间估计
  • 执行任务的经验不足的团队成员
  • 技术实施和学习
  • 简单的误解

11.检查错误

祝贺您,您已经完成了您的时间表的第一个迭代。现在是复习的时候了,确保我们在整个过程中没有犯任何错误。考虑与你的团队或客户会面,了解他们的想法。甚至运行一些“假设”场景。需要确保的关键是:

  • 任务开始和结束日期与人员可用性一致
  • 里程碑、可交付成果以及任务开始和结束日期都是现实的
  • 将正确的资源分配给正确的任务
  • 计划约束,如假期、假期和设备可用性已考虑在内
  • 所有任务都有依赖关系
  • 没有里程碑,就没有大块的工作
  • 包括额外时间,以适应已识别和未识别的风险

12最终确定基线时间表

完成审核后,您的日程安排应获得批准。您现在有了一个“基线计划”。您的进度表实际上是一个动态文档,应该在项目生命周期的各个阶段进行修改。但是,您的基线计划将保持不变。您的实际项目进度是灵活的,并且会发生变化,但此基线进度将保持不变,以便进行比较和跟踪。


创建有效项目时间表的提示

  • 项目的成功取决于能否在关键路径上实现里程碑完成任务
  • 列出所有任务(所有任务,而不是部分任务)
  • 定义关键路径
  • 确定任务的优先级
  • 甘特图-任务(或使用其他技术-见下文)
  • 估计任务持续时间,并在进度表中增加空闲时间
  • 记下所有的假设并测试它们
  • 确定风险
  • 了解团队的优势和劣势
  • 在开始之前记录项目的范围
  • 在现实的时间框架内设定目标
  • 确保团队成员了解截止日期
  • 使用协作工具
  • 经常清晰地沟通
  • 识别危险信号并注意它们
  • 庆祝里程碑
  • 不要微观管理
  • 有应急计划

工程进度计算机工作


项目调度工具和技术

作为项目经理,您可以使用一系列工具和技术来开发、可视化、监控和控制项目进度。让我们在下面简单地讨论一下:

甘特图

用于进度跟踪和报告目的的有用可视化技术。对于大多数项目经理来说,当他们想要快速估计完成所有项目活动所需的时间时,这是一个“转到”工具。项目进度甘特图是一种条形图,在左侧按顺序显示关键活动(第一个活动在左上角,最后一个活动结束在右下角)与时间(在顶部或底部)。每个任务都由一个条形图表示,该条形图反映了活动的开始和日期,因此也反映了活动的持续时间。

进度网络分析

进度网络是工作要素之间所有逻辑关系的图形显示(从页面的左至右)-按时间顺序,从初始计划到项目结束。

任务列表

在所有项目调度技术中,任务列表无疑是最简单的。这是每个团队成员的任务列表,记录在电子表格或文字处理器中。这种方法简单,大多数人都很熟悉,尤其适用于较小的项目;但是,对于具有多个任务、依赖项和资源的大型项目,任务列表对于全面查看和跟踪项目是不可行的。

任务日历

虽然在日历中安排任务看起来是一件很合乎逻辑的事情,但很多人并不考虑项目调度需求——他们应该这样做!在大多数日历中,都有一个选项可以创建具有自己唯一名称的不同日历。在这种情况下,您可以为每个项目创建一个日历,并为该项目安排事件(成为任务)。日历显示整个项目的时间线。

关键路径分析

项目的关键路径是一系列连续的活动,这些活动需要最长的时间来完成,识别出该序列中任务之间的任何依赖关系。关键路径法(CPM)通过将关键路径上所有活动的时间相加来确定项目最早完成的时间。

PERT(项目评估和评审技术)

PERT图表与CPM图表在计算活动时间的方式上有所不同。它们能更好地应对不确定性。对于每个活动,获得三个时间估计值:最短时间(SP)、最长时间(LT)和最可能时间(MT)。分配给活动的估计数是这三个估计数的加权平均数。公式是:

预期时间= (SP + 4(MT) + LT) /6。

计划压缩

时间表可以通过两种方式缩短:

  • 崩溃:在任务上使用的资源超过计划
  • 快速跟踪:调整时间表,以便在考虑到任务依赖性的情况下,并行完成的活动比计划的多

风险乘数

这涉及为被认为具有很高超支风险的任务建立时间或资源偶然性。


在整个项目中保持进度

这不是你的日程安排是否会改变的问题,而是时间和方式的问题。在项目管理中,客户的需求、任务和事件总是在变化。有这么多的变量在起作用,时间表应该是动态的是有道理的。问题是我们经常抵制变革。我们让一些小的改变和偏差溜走了,通常不清楚我们偏离了我们的计划有多远,直到事情完全偏离了我们的计划。

如果你采取被动的方法,作为一个项目经理,你基本上是在保证你的项目会逾期,超出预算,并且远离它最初的计划。相反,需要一个积极主动的管理者、流畅的沟通和持续的维护才能取得成功,并使您的日程保持在正轨上。正如我们前面所说的,您的进度表实际上是一个动态文档,应该在项目生命周期的各个阶段进行修改。那么,为什么会出现这些问题呢?

为什么项目进度没有更新?

1.很少强调计划和日程安排

日程安排的重要性往往会下降,而重点往往放在制定预算上。如果一个经过深思熟虑的全面计划是为了完成预算,但该计划不到位,那么项目在开始之前就处于风险之中。

2.计划站点是指基线计划已准备好的站点

正式提交文件或帮助通知项目的资源需求通常需要制定基线进度表。然而,一旦完成,很多人就不会再费心更新它了。问题是,如果不更新,计划就会失去价值。我们都知道,事情从来没有像预期的那样发展。如果不定期审查和更新时间表,它将很快变得不准确,甚至作为一种管理工具有害。

3.为不更新进度表找借口

不管怎样,你听到的任何不更新时间表的借口都是糟糕的。说到底,没有任何借口。不仔细监控项目的进度,对剩余项目进行最新预测是愚蠢的。没有一个好的、更新的时间表,你就没有有效管理项目的信息。

4.组织没有看到更新时间表的价值

你会惊讶地发现,有多少组织或客户仍然将日程安排视为一种必要的邪恶。我们甚至不提一旦完成就更新它。对他们来说,这可能被视为沉没成本。为了解决这一问题,您需要提醒他们通过实施良好的更新计划可以获得的切实好处。考虑下面的一些问题:

  • 成本更低,更准确-在实际操作时构建一个已构建的时间表总是比事后构建成本更低。它还可以为未来的项目提供无价的信息。
  • 节省时间-每一天都有价值。如果项目每天的运营开销是平均的,如果计划将项目时间减少了5%,那么就可以实现显著的节省和效率。
  • 更好的延迟处理-能够在延迟发生时对其进行监控和记录比事后要便宜得多。此外,时间表应提供更早的标识,这意味着解决时间将更少。
  • 团队建设-一个好的进度表给项目管理团队一种控制感。即使事情比预期的时间长,更新的日程安排仍将使您的团队保持在正轨上。减少员工的沮丧情绪。

项目安排咖啡和电话


按时完成项目

偶尔,尽管你尽了最大的努力,你可能会发现你的项目落后了。也许你错过了最后期限,经历了项目延误。也许随着项目中最初目标的扩大和客户需求的增加,您的经验范围逐渐扩大。别担心,这不是完结。你可以采取一些措施回到正轨,更重要的是,保持正轨。

确定关键路径

专注于关键路径可以帮助您按时甚至提前交付项目。那么它是什么?我们如何确定它?

  1. 列出所有必要的任务并估计时间:使用您在项目进度过程中准备的信息。
  2. 确定任务的优先级:这将按照需要首先完成的任务来划分,但您还必须决定哪些任务具有最高的优先级。
  3. 制作甘特图:请确保使用之前确定的时间估计值,并根据优先级调整任务
  4. 确定关键路径:甘特图上最长的任务路径是关键路径。您的项目不应该运行超过这个时间。用这个方法来跟踪你的进步,并按计划行事。

重温原计划

如果你的项目超出了计划,保持你现在的计划对你没有好处。你现在的计划就是你现在所处的位置的原因,即使外部因素在起作用,遵循你现在的计划仍然意味着你落后了。是时候回顾一下哪里出了问题,并做出调整。最后,你想把剩下的工作安排在剩下的时间里。如果重新配置原始调度不起作用,则考虑实现调度压缩。

计划压缩

使用日程压缩技术来满足最后期限。这些技术通过有效地应用资源帮助您更快地完成某些任务。崩溃为任务分配额外资源的方法。很明显,问题是您从何处获得这些资源,如果经常相关,成本会增加。快速跟踪另一种方法。在这种情况下,任务被重新安排,使它们可以同时完成,而不是按顺序完成。但是,请谨慎使用。这种方法带来了任务和改变被忽视的风险,并进一步减慢了进度。


基于WorkflowMax的项目调度

在过去,打印在办公室墙上的日历或通过电子邮件共享的电子表格可能是项目安排的果汁方法。然而,如今大多数团队都使用基于云的项目管理工具,如WorkflowMax。

WorkflowMax可以更轻松地创建在线计划,从而更轻松地安排任务和团队。由于项目有如此多的活动部件,并且经常发生变化,因此当一个计划任务未按时完成时,项目计划软件会自动更新相互依赖的任务。在更大范围内,您还可以设置里程碑,将任务链接在一起,并动态查看项目的实际进度与计划进度。

有了WorkflowMax,一个完整的项目管理程序,您就可以在任何时间安排您的项目。


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